Durante uma reunião importante, o escritor e consultor americano Peter Bregman começou a trocar e-mails com um cliente. Dividir a atenção da mesa com a conversa no celular acabou gerando um constrangimento que Peter não esperava: confiando no seu potencial multitarefa, ele não escutou quando o chefe lhe fez uma pergunta.
Quase todo mundo já passou por algo semelhante. O fluxo intenso de informações e demandas que chegam aos escritórios todos os dias preocupam tanto as pessoas que elas resolvem fazer tudo ao mesmo tempo. O problema é que, no fim das contas, poucas destas atividades terminam bem-feitas.
A explicação é simples: estudos mostram que o foco é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Por mais que o profissional multitarefa seja visto como um herói pela chefia e até mesmo pelos colegas, tentar fazer muitas coisas simultaneamente pode reduzir a produtividade em até 40%, segundo dados do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres.
E o erro de Peter fez todo sentido. Uma pesquisa da empresa de computação Hewlett Packard, realizada com 1,1 mil funcionários, mostrou que a distração com e-mails e mensagens de celular durante uma atividade pode causar uma queda momentânea de 10 pontos no QI do indivíduo, o equivalente à perda de uma noite de sono e duas vezes mais do que o efeito de fumar maconha.
Foi por isso que o consultor se propôs a passar uma semana sem realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Se estivesse falando ao telefone, focaria apenas na conversa. Se estivesse em um encontro, se atentaria a aquele momento.
O resultado o deixou surpreso. Em um artigo para a revista Harvard Business Review, Bregman revela que se sentiu muito mais feliz, notou uma considerável queda em seu nível de estresse e ainda passou a valorizar coisas importantes às quais já não se atentava, como a presença do filho e da esposa. “Pode parecer engraçado, mas, pela primeira vez em muito tempo, eu percebi a beleza das folhas sopradas pelo vento”, conta.
E quanto à produtividade? O especialista garante que melhorou. Ele conseguiu avançar em grande parte dos seus projetos e, focado, pôde trabalhar melhor e com mais persistência.
Um passo de cada vez e no máximo duas tarefas ao mesmo tempo
Se você conhece alguém que atinge a excelência do que faz sem precisar focar em uma tarefa só, considere-se sortudo. Um infográfico do site Online School mostra que apenas 2% das pessoas do mundo têm a competência multitarefa.
Bem diferente do restante da população. Segundo o diretor do Espaço de Desenvolvimento da ABRH-PR, Yonder Kou, em geral, o cérebro humano consegue ter sucesso em um número máximo de duas tarefas simultâneas, sendo que uma delas deve ser feita automaticamente.
Um exemplo é quando se lava louça escutando música. Nesse sentido, falar ao telefone enquanto se dirige é um grande erro, de acordo com o especialista. “São duas tarefas que disputam a mente. Não é à toa que a lei proíbe”, brinca.
Yonder acrescenta que depois de se distrair de uma atividade que está em andamento, o cérebro demora pelo menos 10 minutos para se concentrar novamente na tarefa que estava sendo realizada. Assim, no momento de uma ação importante, é fundamental não apenas fazer uma coisa só, como também abandonar preocupações e ansiedades.
O fator frustração diante da lista de tarefas
Por falar em ansiedade, a coordenadora do curso tecnólogo em Gestão de Recursos Humanos da Uninter, Carla Patrícia, lembra que a frustração e a angústia são sensações comuns a quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo. Isso porque, enquanto o mito do multitarefa difunde que é possível (e, muitas vezes, preciso) realizar atividades simultaneamente e com sucesso, a capacidade humana mostra exatamente o contrário.
Com isso, vem a sensação de fracasso, que, inclusive, pode acentuar o nível de estresse. “O monotarefa faz uma coisa por vez, mas, como acaba errando menos, precisa fazer uma vez só”, explica.
Calma, devagar se vai longe
E quando a correria cotidiana e a redução de pessoal nas empresas por conta da crise pedem maneiras cada vez mais dinâmicas de trabalhar? Será que, em alguns casos, tentar equilibrar tarefas na corda bamba dos prazos curtos da chefia pode ser a última saída? O coordenador de Psicologia da Universidade Positivo (UP), Raphael Di Lascio, assegura que não.
Ele destaca que cada um tem seu próprio ritmo e que nem sempre o funcionário mais rápido ou mais lento será mais ou menos produtivo por conta da velocidade com que realiza as coisas.
Para o professor, o segredo de um trabalho bem feito está na atenção e na paciência aplicadas em sua execução. E é desse foco que ninguém deve abrir mão.
Um pequeno manual da produtividade
Aceitando que o profissional multitarefa é um mito, veja algumas dicas para aproveitar o melhor o seu tempo e cumprir com o previsto:
1. Conheça a velocidade com a qual trabalha. Quanto em média você demora para escrever um relatório ou fechar uma planilha? Isso vai te ajudar a organizar uma agenda de acordo com suas condições reais de concluir atividades. Não superestime seu tempo para não se sobrecarregar depois.
2. Liste o que você precisa fazer no dia seguinte. Categorize estas tarefas.
3. Analise bem o que anotou e hierarquize tudo conforme o que é prioritário.
4. Programe dias e horários específicos para concluir o que for mais importante.
5. Não se distraia. Foque no que está fazendo.
6. Dê pequenas metas a si mesmo. Para não deixar o trabalho tão cansativo, a professora Carla Patrícia recomenda a chamada técnica do Pomodoro, segundo a qual o indivíduo passa 25 minutos inteiramente focado em uma atividade e, após esse período, se dá a chance de descansar um pouco para depois voltar à atividade.
7. Esqueça os problemas no momento da tarefa.
8. Se puder, recorra a atividades de meditação de vez em quando para começar a entender o valor do momento presente.
