Você vai imprimir um documento? Então, pense de novo. A ideia de que é preciso conter os desperdícios em prol da economia de recursos naturais ganha espaço, mas exige esforços e mudanças culturais. Iniciativas que visam a reduzir o consumo de papel promovem alterações que já começam a ser percebidas nos escritórios: menos armários para arquivos e mais circulação digital de informações.
Aproximadamente 35% das empresas norte-americanas adotaram medidas efetivas para a redução do uso de papel, aponta um levantamento elaborado pela AIIM, organização não governamental que reúne profissionais de informação. De acordo com Jorge Edison Ribeiro, especialista em gestão de processos, ainda não há um estudo preciso sobre os hábitos de consumo de papel no ambiente corporativo no Brasil, mas ele percebe uma proporção semelhante à estadunidense nos escritórios em Curitiba.
Ribeiro destaca que, num mundo tão digital, muito papel ainda está sendo desperdiçado por falta de costume em lidar com novas práticas no cotidiano de trabalho. Assim, 45% dos documentos que são escaneados acabam sendo impressos. Muitas pessoas ainda se sentem mais confortáveis com o documento em meio físico ou sofrem da síndrome de São Tomé: precisam tocar para acreditar.
"O que freia o processo de redução de uso de papel é a falta do conhecimento das tecnologias existentes", aponta Ribeiro.
Segundo ele, é preciso vencer a desconfiança sobre o arquivamento digital. Sistemas de senhas de diferentes níveis de acesso e espelhamentos (backups) são estratégias para garantir que os documentos das empresas estão seguros. Ribeiro lembra que perder arquivos em papel, por incêndio, deterioração ou extravio, é uma possibilidade que muitas vezes é ignorada. "A pessoa guarda e nunca mais usa o documento de forma eficiente", salienta Ribeiro.
O especialista comenta que órgãos públicos estão na dianteira no processo de informatização. O abandono do formulário físico de declarações de Imposto de Renda e iniciativas para notas fiscais eletrônicas e processos judiciais em meio digital são exemplos. É preciso investir em equipamentos e programas de computação, treinar os funcionários e investir em campanhas de conscientização.
Comodismo e falta de conhecimento
Desconhecimento e comodismo são as principais barreiras para que empresários adotem práticas ambientalmente mais responsáveis, defende Cristiane Baluta, coordenadora de Meio Ambiente da Câmara de Comércio e Indústria Brasil-Alemanha em Curitiba. Ela defende que empresas de qualquer tamanho têm espaço para adotar medidas de restrição de desperdício de papel. "Ainda falta confiança do empresariado nos sistemas digitais", comenta. Mas a desconfiança estaria minguando. Cristiane conta que os empresários estão cada vez mais procurando consultorias para aplicar práticas sustentáveis ao ambiente de trabalho.
Para a coordenadora, o primeiro passo para reduzir desperdícios é fazer uma análise de todo o processo de consumo de materiais de expediente. Além da economia de recursos ambientais, como árvores que deixarão de ser cortadas ou espaço de armazenagem que não será mais necessário, o gestor deve ficar atento às possibilidades de redução de despesas e de ganhos de operacionalidade no trabalho.
Digitalização ajuda ambiente e diminui custos
As empresas que investem em sistemas de automação, armazenamento digital e redução de desperdício de papel comprometem menos o meio ambiente e ainda economizam dinheiro. Só em 2011, a operadora de planos de saúde Amil deixou de gastar R$ 6,2 milhões em folhas de sulfite. Em comparação com o volume consumido em anos anteriores, foram 72,9 milhões de folhas do tamanho A4 a menos. A quantidade de papéis caiu 30%. O processo de digitalização, chamado de Paperless, está em curso há quatro anos e envolve funcionários, clientes e fornecedores.
Odete Freitas, diretora de Sustentabilidade, explica que a burocracia envolvida em uma empresa de saúde é grande. "Não dá para abrir mão de alguns documentos em papel, em função de questões de lei", diz. Mas algumas medidas foram facilmente substituídas. O livro de médicos e serviços credenciados, que era entregue a cada novo usuário, foi substituído por uma lista na internet. "Até a atualização é mais prática", comenta.
