A organização do ambiente de trabalho é um desafio para aqueles que atuam tanto em escritórios convencionais quanto em home office. Se já é difícil manter a ordem num endereço comercial externo, a tarefa se torna ainda mais desafiadora em casa, onde as fronteiras entre trabalho e descanso se tornam mais difusas.
Contudo, não precisa se preocupar, pois há soluções para isso. Hoje, trazemos dicas que podem otimizar seus espaços e impulsionar a produtividade, tanto para você quanto para seus colegas. Se a baguncinha não acabar de vez, pelo menos pode ser mantida em um nível mais controlado.
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Como organizar o escritório
Manter o ambiente de trabalho organizado exige tempo, mas algumas técnicas podem simplificar o processo de manter os documentos em ordem e garantir a disponibilidade dos objetos necessários para as atividades cotidianas.
De início, é importante se livrar de tudo que não faz sentido manter, desde itens desnecessários na mesa, móveis que já não são funcionais e documentos que não precisam mais ser arquivados. Essa prática não só colabora com o ambiente de trabalho, mas também impacta positivamente na saúde dos colaboradores, já que o bem-estar é um elemento valorizado no ambiente corporativo. Além disso, evita problemas com o acúmulo de sujeira e a perda de tempo causada pela dificuldade em encontrar o que é necessário.
Dicas de organização
Comece tirando canetas sem tinta e lápis antigos, documentos que não têm mais utilidade e objetos decorativos que não contribuem para a funcionalidade do ambiente ou para a imagem profissional. Confira mais ideias para manter tudo organizado.
Desenvolva o hábito da organização
Deixe à vista apenas o essencial para desempenhar suas funções. Uma lista feita à caneta e papel pode ajudar nesse processo. Anotar é um hábito simples, mas eficaz, para ajudar a pensar de forma clara e saber o que priorizar.
Objetos como caixas com etiquetas de cores diferentes é uma excelente maneira de organizar documentos de acordo com sua natureza, facilitando a localização quando necessário.
Aproveite os espaços
Prefira móveis funcionais que não atrapalhem a rotina diária. Considere a utilização de prateleiras nas paredes para guardar documentos mais necessários ou aproveite baús que, quando fechados, funcionam como sofás para guardar objetos.
O uso de armários deve ser feito com cautela devido ao volume e ao custo relativamente maior. Eles podem ser reservados para armazenar apenas documentos essenciais. A instalação de um quadro de recados na parede pode facilitar a comunicação interna na empresa. Considere criar um esquema de cores com canetas diferentes para anotar recados e lembretes, de acordo com a natureza das atividades, prazos, entre outros.
Digitalize documentos
Iniciar a organização de documentos pode acontecer mesmo antes da digitalização, com o descarte de notas, papéis e anotações que não têm mais utilidade.
Outros documentos podem ser escaneados e guardados em servidores digitais seguros, eliminando a necessidade de armazenamento físico e seus inconvenientes. Caso o espaço continue limitado, a opção de alugar um box de self storage próximo pode ser uma solução prática para guardar itens que não precisam ser acessados com frequência.
Já usou o objeto ou documento? Devolva-o ao lugar
Opte por guardar imediatamente o que já foi utilizado. Isso ajuda a criar um ambiente pacífico e produtivo, minimizando a perda de foco.
Engaje a equipe na organização do escritório
Todos são responsáveis pela organização do escritório, certo? Se cada pessoa ajudar um pouco com pequenas tarefas, como esvaziar lixeiras, higienizar a própria mesa com álcool ou seguir uma política de cada um lavar sua própria louça, os ambientes se tornam agradáveis para todos. Profissionais em posições de liderança têm uma responsabilidade ainda maior de dar o exemplo.
Manter a organização não demonstra apenas seriedade profissional, mas também contribui significativamente para a realização de bons negócios.
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