O excesso de documentos pode ser um problema para empresários e colaboradores. O volume ocupado pela papelada e a falta de clareza sobre os prazos necessários para a guarda podem atrapalhar e confundir algumas pessoas. Se esse é o seu caso, este texto foi elaborado especialmente para você.
Organizar o ambiente de trabalho melhora a produtividade, a movimentação dentro da empresa e até pode ajudar a fechar mais negócios. Portanto, vale a pena saber por quanto tempo você precisa guardar documentos previdenciários, trabalhistas, fiscais, contratos, registros, recibos, declarações, entre outros.
Além disso, você também ficará por dentro de algumas opções para diminuir a necessidade de papel, o que pode ser exatamente o que você e sua companhia estão precisando.
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Documentos importantes
É necessário atentar às peculiaridades de cada tipo de documento para saber a hora adequada de dispensá-los de vista. Diminuir o volume de papel pode ser benéfico, mas é essencial fazê-lo de forma ponderada, respeitando as possíveis demandas de fiscalização dos órgãos competentes e a disponibilidade para eventuais ações administrativas, trabalhistas e demais.
Documentos físicos
Confira os prazos de guarda dos principais tipos de documento e, em seguida, conheça outras opções interessantes para reduzir a papelada.
Documentos tributários
5 anos: é necessário guardar documentos relativos à declaração de imposto de renda (IR), Programa de Integração Social (PIS), Contribuição para Financiamento da Previdência Social (Cofins), notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos, livros fiscais e contábeis, Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), entre outros.
Documentos trabalhistas e previdenciários
- 30 anos: documentos relativos a Fundo de Garantia pelo Tempo de Serviço (FGTS);
- 10 anos: folha de pagamento, sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
- 5 anos: contribuição previdenciária (GPS), contribuição sindical (GRCSU), recibo de pagamento de férias, 13.º e controle de ponto, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
- 2 anos: termo de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio;
- Prazo indeterminado: contrato de trabalho, livro ou ficha de registro de empregado.
Documento em nuvem
O armazenamento digital também é uma opção que diminui a necessidade de papel dentro das empresas. Com o recurso da guarda de arquivos na nuvem, você só precisa de acesso à internet para ter à disposição todos os documentos necessários nas operações da companhia. Os dados ficam seguros, mas é preciso ter cuidado, porque nem sempre apenas a versão digital de alguns documentos têm a mesma validade jurídica e administrativa que a cópia física.
Self storage
E se, mesmo após eliminar os papéis sobressalentes, você ainda precisar de mais espaço, conte com a possibilidade de armazenar seus documentos em um box de self storage.
A opção permite que você alugue um espaço privativo, adequado ao tamanho das suas necessidades, arejado, vigiado 24 horas por dia. Você terá acesso exclusivo com sua chave para guardar o que precisar, desde documentos até móveis e objetos decorativos.
Essa escolha representa economia de espaço e dinheiro, já que os contratos de self storage são flexíveis e oferecidos a preços convidativos.
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