Os documentos podem ocupar muito espaço físico, mas esse problema também possui uma solução| Foto: Shutterstock
  • Por Espaço A+
  • 25/01/2024 13:23
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O excesso de documentos pode ser um problema para empresários e colaboradores. O volume ocupado pela papelada e a falta de clareza sobre os prazos necessários para a  guarda podem atrapalhar e confundir algumas pessoas. Se esse é o seu caso, este texto foi elaborado especialmente para você. 

Organizar o ambiente de trabalho melhora a produtividade, a movimentação dentro da empresa e até pode ajudar a fechar mais negócios. Portanto, vale a pena saber por quanto tempo você precisa guardar documentos previdenciários, trabalhistas, fiscais, contratos, registros, recibos, declarações, entre outros. 

Além disso, você também ficará por dentro de algumas opções para diminuir a necessidade de papel, o que pode ser exatamente o que você e sua companhia estão precisando.

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Documentos importantes

É necessário atentar às peculiaridades de cada tipo de documento para saber a hora adequada de dispensá-los de vista. Diminuir o volume de papel pode ser benéfico, mas é essencial fazê-lo de forma ponderada, respeitando as possíveis demandas de fiscalização dos órgãos competentes e a disponibilidade para eventuais ações administrativas, trabalhistas e demais.

Documentos físicos

Confira os prazos de guarda dos principais tipos de documento e, em seguida, conheça outras opções interessantes para reduzir a papelada.

Documentos tributários

5 anos: é necessário guardar documentos relativos à declaração de imposto de renda (IR), Programa de Integração Social (PIS), Contribuição para Financiamento da Previdência Social (Cofins), notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos, livros fiscais e contábeis, Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), entre outros.

Documentos trabalhistas e previdenciários

  • 30 anos: documentos relativos a Fundo de Garantia pelo Tempo de Serviço (FGTS);
  • 10 anos: folha de pagamento, sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
  • 5 anos: contribuição previdenciária (GPS), contribuição sindical (GRCSU), recibo de pagamento de férias, 13.º e controle de ponto, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
  • 2 anos: termo de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio;
  • Prazo indeterminado: contrato de trabalho, livro ou ficha de registro de empregado.

Documento em nuvem

O armazenamento digital também é uma opção que diminui a necessidade de papel dentro das empresas. Com o recurso da guarda de arquivos na nuvem, você só precisa de acesso à internet para ter à disposição todos os documentos necessários nas operações da companhia. Os dados ficam seguros, mas é preciso ter cuidado, porque nem sempre apenas a versão digital de alguns documentos têm a mesma validade jurídica e administrativa que a cópia física.

Self storage

E se, mesmo após eliminar os papéis sobressalentes, você ainda precisar de mais espaço, conte com a possibilidade de armazenar seus documentos em um box de self storage. 

A opção permite que você alugue um espaço privativo, adequado ao tamanho das suas necessidades, arejado, vigiado 24 horas por dia. Você terá acesso exclusivo com sua chave para guardar o que precisar, desde documentos até móveis e objetos decorativos.

Essa escolha representa economia de espaço e dinheiro, já que os contratos de self storage são flexíveis e oferecidos a preços convidativos. 

Espaço A+: espaço perfeito para organizar a papelada

A Espaço A+ é uma rede de self storages localizados em pontos estratégicos de Curitiba (PR) e São José dos Pinhais (PR). Com moderna e completa estrutura, oferece boxes individuais de 1 m² a 100 m², todos bem ventilados e com monitoramento 24 horas.

Somos um self storage de padrão internacional, classificado como 5 estrelas e premium. Nosso atendimento personalizado, com consultoria de espaço gratuita, otimiza o seu investimento em armazenagem. Contamos com recursos tecnológicos de ponta, constantemente revisados, garantimos que nosso foco total esteja na segurança dos seus bens, desde documentos até móveis ou estoques de produtos.

A Espaço A+ é ideal para atender a todas as necessidades pessoais e profissionais. Contamos com uma excelente estrutura para armazenagem de estoques de produtos, documentos, móveis durante períodos de reforma, contratos e arquivo-morto.

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