A gestão de funcionários exige tempo e recursos consideráveis. Para o empresário, é importante entender quanto custa um funcionário para sua empresa, assim poderá definir o melhor regime de contratação além de evitar custos escondidos na operação que prejudicam suas atividades.
Entenda a seguir como funciona o cálculo para saber o custo da contratação, e quais fatores considerar nesta equação. Vale ressaltar que as informações do texto não englobam todas as regras, exceções e casos especiais para diferentes tipos de empresa. Sempre consulte o seu escritório de contabilidade de confiança nas questões trabalhistas.
A custo total de um funcionário pode ser até o triplo do seu salário, pois envolve o pagamento de férias, 13º, FGTS, INSS, indenização em caso de demissão, vale-transporte, vale-refeição, planos de saúde e odontológico, entre outros benefícios oferecidos pelas empresas e encargos sociais que variam conforme o regime tributário.
Outros fatores que influenciam no custo dos empregados são taxas sindicais.
Além
da soma desses benefícios ao salário, o colaborador precisa receber alguns
cuidados básicos com sua saúde e segurança
do trabalho, previsto obrigatoriamente pelas regras do E-Social.
Quanto custa um funcionário para a empresa?
O custo de um funcionário vai muito além do salário que a empresa decide pagar ao profissional. Despesas com INSS, FGTS, 13º salário e férias são os gastos diretos de contratação. Para saber quanto custa um funcionário CLT para a empresa basta somá-los.
No entanto, existem alguns gastos indiretos que a empresa também deve considerar. É importante saber que algumas contribuições variam de acordo com as características abaixo:
- Regime tributário ao qual a empresa adere;
- Tipo de contratação;
- Sindicato existente da categoria.
Mesmo se os custos do colaborador ocorrerem de forma pontual no ano, como por exemplo férias e 13º, o empreendedor precisa provisionar esses gastos mensalmente. O dinheiro precisa ser separado e guardado todo mês para que a empresa não sofra problemas de caixa no momento correto do pagamento.
Entenda como calcular quanto custa registrar um funcionário
Como exemplo, demonstraremos mais abaixo o cálculo para um colaborador que ganha um salário de R$ 1.500,00.
Empresas no Simples Nacional
Empresas que aderem ao regime tributário do Simples Nacional possuem alíquotas menores na contratação de colaboradores. Elas também são isentas dos seguintes encargos:
- INSS patronal;
- Salário educação;
- Seguro acidente de trabalho (SAT);
- Contribuições ao SENAI, SENAC, SESI e Incra.
Algumas empresas, mesmo sendo do Simples Nacional, precisam recolher 20% de INSS patronal. São elas: empresas do anexo IV com atividades de fornecimento de serviços de limpeza, serviços advocatícios, construção civil, vigilância e obras.
Empresas não optantes pelo Simples Nacional
Os encargos de INSS de uma empresa não optante pelo regime de tributação do Simples Nacional são de aproximadamente 28%. Confira a tabela:
Vale-transporte e vale-alimentação
Alguns empresários têm dúvida quanto à obrigatoriedade de alguns benefícios, em especial o vale-transporte, vale-alimentação e vale-refeição.
O vale-transporte (VT) é uma obrigação coletiva e direito garantido por lei. Seu valor precisa ser pago à parte de acordo com o cálculo de quanto custa ir da casa do colaborador para a empresa de ônibus multiplicado pelos dias úteis do mês.
A empresa tem direito de descontar do colaborador o valor de até 6% do seu salário limitado ao valor total do próprio vale transporte. Algumas empresas não fazem o desconto dos 6% e vendem isso como um benefício para tornar a vaga mais atrativa.
É importante ficar atento para entender a prática do mercado e também a capacidade que a sua empresa tem de dar benefícios além daqueles obrigatórios por lei.
Quando existe acordo entre empresas e colaboradores, é possível substituir o vale-transporte pelo vale-combustível. Para isso, o funcionário renuncia ao vale-transporte e deve comprovar o gasto mensal do abastecimento do veículo com nota fiscal.
O vale-alimentação (VA) e vale-refeição (VR) estão em uma categoria à parte. Não são garantidos pela lei geral, mas sim de acordo com a categoria profissional.
Geralmente, o valor do benefício é equivalente ao preço médio para realizar um almoço na região da empresa multiplicado pelos dias úteis do mês corrente. Confira as regras do sindicato da categoria para saber os valores de vale alimentação e vale refeição.
Regras obrigatórias do E-social
O e-Social também traz alguns custos obrigatórios com saúde e segurança do trabalho ao empregador. No momento da contratação, por exemplo, o colaborador deve passar por exame médico para gerar um atestado de saúde ocupacional e o mesmo acontece no desligamento.
Outros custos envolvem a cobertura de afastamentos, planos de saúde e odontológicos e custos com acidentes de trabalho. O ideal é que a empresa procure cuidar do bem-estar do colaborador coletivamente para evitar custos individuais gerados por acidentes.
Certamente existe uma forma de diminuir o custo com colaboradores e realizar o planejamento adequado. A assessoria correta de uma contabilidade permite entender melhor os custos para a modalidade da sua empresa e evitar que eles comecem a prejudicar o negócio como um todo.
Como otimizar custos com colaboradores?
Existem maneiras de otimizar os custos, ou seja, transformar esses aparentes gastos em investimentos de médio e longo prazo. É importante ter em mente que funcionários mais capacitados e amparados rendem e produzem mais, pois estão mais tecnicamente preparados e motivados.
Ofereça treinamentos
Empresas devem considerar que em situações pontuais contratar novos funcionários é mais caro que manter os atuais, pois investe-se tempo e recursos no treinamento e na adaptação dos novos colaboradores. Por isso, é importante separar uma parte do caixa para treinamentos dos atuais trabalhadores, pois eles tendem a permanecer motivados quando são desenvolvidos pela empresa.
Caso sua empresa tenha condições, disponibilize capacitações, workshops, treinamentos, benefícios educacionais como aulas de idiomas e outras habilidades pessoais para atração e retenção de talentos.
Monitoramento de produtividade
Estabeleça uma estratégia de monitoramento de performance dos funcionários. Não confunda com microgerenciamento, o ideal não é fiscalizar cada movimento dele dentro da empresa.
Estamos falando em definir pequenas metas semanais, quinzenais e mensais e fazer um acompanhamento constante das métricas de performance.
Esse tipo de análise ajuda os funcionários a desempenharem melhor, esclarece o que a empresa espera deles e quais são as prioridades, evita gastos com treinamentos ineficientes e pode evitar demissões que causam grande custos trabalhistas para a empresa.
Dê suporte tecnológico
Funcionários podem fazer mais do que processos repetitivos e mecânicos, que são facilmente otimizados por softwares e outras ferramentas tecnológicas.
Ofereça soluções que automatizem as rotinas e crie margem de tempo para que os colaboradores tomem decisões estratégicas e importantes. Eles se sentirão mais motivados, desafiados e o negócio ganha com isso.
Contrate com mais qualidade
Quando falamos de funcionários, a medida preventiva ideal para otimizar custos e melhorar o retorno do investimento deles é contratar com maior qualidade. Invista em estratégias ou até mesmo terceirize o recrutamento de talentos ideais para cada vaga.
Você pode ganhar tempo e economizar no futuro selecionando habilidades e experiências certeiras para o que precisa ser desempenhado no momento.
Contabilidade inteligente para cuidar das pessoas da sua empresa
Entendeu quanto custa um funcionário na sua empresa? É uma gestão complexa, não é mesmo? O indicado é terceirizar esses processos com especialistas de verdade.
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