Um bom planejamento aproxima as pessoas de seus objetivos. Com as viagens que faz pela sua empresa, a lógica é a mesma. É preciso planejar viagens a trabalho com antecedência para evitar imprevistos, desgastes e arrependimentos durante a viagem.
Afinal, viagens e eventos corporativos costumam ser o momento perfeito para fazer networking, fechar parcerias e motivar os funcionários. Geralmente, não há tempo a perder e o cronograma deve ser seguido à risca e, por isso, o planejamento de viagem deve ser bem construído.
Pensando nisso, separamos as principais dicas para ajudar você a planejar viagens a trabalho. Confira!
Defina seus objetivos, orçamento médio e tempo de viagem
Antes mesmo de pensar em passagem, hospedagem e alimentação, é preciso ter os objetivos da viagem bem definidos. Isso porque você terá de apresentá-los ao departamento responsável na sua empresa, a fim de que sua proposta seja aprovada e a verba liberada.
As chances da sua proposta ser aprovada aumentam se você for convincente em seus argumentos. Prove que a viagem é necessária e mostre os benefícios que a empresa terá com sua ida.
Viagem aprovada, é hora de se aprofundar na política de viagens corporativas da sua empresa e nas regras de reembolso. Assim, você saberá quais gastos são responsabilidade da companhia e quais estão sob seu cuidado.
Nesta etapa inicial, também é necessário que você estabeleça um orçamento estimado para o período em que estiver fora. Para produzir esse orçamento, é preciso que tenha definido o tempo da viagem, essencial para fechar o orçamento da hospedagem, e o meio de transporte até o local onde serão realizadas as atividades: carro, avião, ônibus.
Atenção aos detalhes
Para evitar problemas e imprevistos, confira algumas dicas que fazem toda a diferença em um planejamento de viagem:
1 - Confira a previsão do tempo
Pode parecer bobo, mas não é. Principalmente se a viagem for para o exterior, conferir a previsão de tempo e comunicar todos os envolvidos sobre ela evita que as pessoas sejam pegas desprevenidas. Viajar com a roupa inadequada, além de alterar o humor e ser uma chateação, também pode deixar as pessoas doentes e resfriadas.
2 - Vacinação, sempre em dia
Principalmente para viagens internacionais, é essencial que todos os envolvidos estejam com as vacinas em dia.
3 - Escolha bem a hospedagem
Se em viagens de lazer a hospedagem já é um aspecto essencial, nas viagens corporativas isso se torna ainda mais importante. Escolher uma região favorável, próximo aos compromissos previstos, é uma maneira de economizar no orçamento e ganhar tempo de locomoção.
4 - Atenção aos tempos de descanso
Acima de tudo, uma viagem corporativa deve ser produtiva. Logo, é um erro colocar várias atividades na sequência, utilizando todo o tempo disponível durante o dia. Principalmente em viagens muito longas, colocar períodos livres é a chance de você descansar ou fazer programas que possam surgir no momento.
5 - Em caso de dúvidas, conte com uma agência de viagem
Independente do tamanho da empresa, do tempo de viagem e do seu destino, é interessante buscar quem tem experiência na área, uma agência de viagens que dê assistência em todos os processos logísticos da sua viagem.
A Premier Turismo é um exemplo de empresa com experiência em gestão e controle financeiro das viagens corporativas, oferecendo atendimento para empresas de todos os portes, auxiliando em toda a logística das viagens: aéreo, hotel, traslados, além do apoio com check-list para o funcionário reunir tudo o que ele precisa ter em mãos antes, durante e após a viagem.
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