Seja qual for o tamanho de um evento corporativo, ele representa uma importante ferramenta para o posicionamento e fortalecimento da empresa no mercado. Mas para que isso aconteça, a organização é uma etapa indispensável.
Independente do porte, organizar um evento corporativo é um grande desafio. Por isso mesmo, o planejamento é essencial para conseguir minimizar possíveis problemas e garantir os melhores resultados.
Se você tem a missão de preparar eventos para sua empresa, este conteúdo vai te ajudar a entender o passo a passo de como planejar tudo.
Quais são os objetivos do seu evento corporativo?
Organizar bem um evento corporativo é decisivo para conquistar os resultados desejados. Por isso, a primeira coisa que você deve fazer é colocar no papel quais objetivos deseja alcançar e as estratégias utilizadas para isso.
Não esqueça de que o planejamento, para ser bem feito, deve começar com antecedência. Assim, no grande dia, é mais fácil acontecer tudo conforme você idealizou.
Alguns objetivos desejados são:
- Aumentar a visibilidade da marca diante do público;
- Apresentar um novo produto no mercado;
- Gerar vendas em uma data comemorativa;
- Melhorar o relacionamento com os clientes;
- Debater assuntos relevantes ao segmento.
Quais benefícios um evento pode trazer para sua empresa?
Workshop, palestra, congresso, live, videoconferência, debate ou coquetel. Não importa qual será o formato do evento que você precisa organizar, porque, de um jeito ou de outro, ele é ideal para aproximar a empresa do público-alvo.
Além disso, pode ajudar a companhia a se tornar referência no mercado em determinado assunto, serviço ou produto e aproximar pessoas, até então, distantes da marca.
Passo a passo para organizar um evento de sucesso
Presencial, online ou híbrido. Seja qual for a plataforma, para seu evento acontecer como deve é fundamental planejar cada etapa. Assim, é possível proporcionar uma experiência exclusiva, aprendizados e memórias únicas para quem vai participar.
Então, agora que você já colocou no papel quais objetivos e metas deseja alcançar e qual formato o evento terá, está na hora de definir etapas importantes do planejamento.
Escolha bem seu público-alvo
Quem precisa ser impactado com a palestra, workshop ou webinar que sua empresa pretende promover? Saber qual é o seu público-alvo é indispensável para definir como a mensagem será transmitida.
Ou seja, conheça bem o público-alvo para conseguir alinhar a linguagem, as imagens, o tempo e até mesmo a forma de expor o produto ou serviço.
Monte uma equipe para ajudar na organização
Ninguém consegue fazer tudo sozinho. Por isso, é tão importante ter uma equipe para ajudar na organização.
Para tanto, analise o perfil dos colaboradores da companhia e procure repartir as tarefas de acordo com as habilidades de cada um.
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Defina o número de participantes e se o evento será pago ou gratuito
Eventos grandiosos, com capacidade para muitas pessoas, diversas atrações e uma produção mais luxuosa, geralmente, acontecem mediante a venda de ingressos.
Por outro lado, quando a entrada é gratuita, o potencial de chamar a atenção e atrair um novo público para conhecer os produtos e serviços da empresa é ainda maior.
Por isso, verifique a verba disponível, defina a capacidade e forma de entrada do evento de acordo com os os objetivos a serem alcançados.
Estabeleça a infraestrutura necessária
Agora que você já sabe qual é o seu público-alvo, o formato, as metas a serem alcançadas, as atrações e se existirá cobrança de entrada ou não, está na hora de definir a infraestrutura necessária para realização do evento.
Aqui é o momento de definir o local, os recursos físicos e tecnológicos e a estrutura necessária: quantas cadeiras? terá palco? microfones e sistema de som?
Liste tudo e entre em contato com os fornecedores para negociar valores e prazos.
Elabore uma estratégia de divulgação
Este é o momento de colocar o seu marketing para atuar. Com os objetivos e público-alvo bem definidos, é possível saber quais canais de comunicação podem ser utilizados para divulgar.
Vale a pena gastar um bom tempo nesta etapa e implementar as estratégias de divulgação que irão atingir o público certo, no canal ideal.
Não esqueça do pós-evento
Uma das etapas mais importantes é a avaliação dos participantes sobre o evento e dos resultados alcançados, o que é fundamental para garantir maior produtividade e eficiência nos próximos eventos.
Por isso, busque feedbacks das pessoas participantes, identifique os pontos de destaque e o que pode ser melhorado. Essa análise pode render ótimos insights para novas ações e, consequentemente, render novas oportunidades de negócio.
Ajuda profissional para evitar falhas
Como você pode ver, a logística de um evento corporativo requer muito cuidado e organização, de ponta a ponta. Não é uma tarefa simples e, por isso, muitos gestores decidem contar com a ajuda de uma empresa especializada para realizar o planejamento.
A Premier Turismo é uma dessas empresas.
A agência curitibana é focada em Gestão de Logística de Eventos e possui uma equipe especializada em atendimento para compra de passagens aéreas individuais ou para grupos, mapeamento de hotéis e reservas, gestão e administração de traslados durante os eventos.
Com expertise de gestão de qualidade dos eventos de negócio, sejam eles presenciais, digitais, híbridos ou viagens de incentivo, a Premier está no mercado há mais de 30 anos oferecendo as melhores soluções.
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