Segundo pesquisa da consultoria McGhee (www.mcgheeproductivity.com), os usuários de e-mail chegam a perder até quatro horas por dia apagando incêndios na caixa postal. Isso significa que tempo demais é gasto para se livrar de spams e mensagens que chegam à caixa de entrada dos correios eletrônicos tempo este que bem poderia estar sendo aplicado em atividades mais produtivas. O problema é que, por mais experientes que sejam, os internautas acabam usando muito pouco as funções dos programas de e-mail e, assim, acumulando lixo. Como tempo é dinheiro, um especialista em e-mail pode oferecer dicas preciosas para usar melhor a ferramenta de comunicação.
Segundo Marcelo Thalemberg, autor dos livros Managing Your Business with Outlook for Dummies e Socorro, Roubaram Meu Tempo Mais de 100 Dicas para Outlook, a caixa de entrada é um obeso mórbido que, no entanto, pode ser transformado em maratonista através do uso de ferramentas de automação disponíveis, por exemplo, no Outlook, programa da Microsoft usado por 92% das pessoas.
O primeiro passo é simples: clique na coluna "De" para classificar as mensagens por remetente. Depois disso, observe os tipos de mensagem por remetente. Assim, você vai notar as classificações a seguir: 1) informações gerais, como boletins eletrônicos e newsletters; 2) informação de sistemas, que mostram o status de processos empresariais; 3) solicitação de informação; 4) solicitação de tarefas; 5) supervisão de tarefas; 6) convites e reuniões; 7) sociabilidade, marketing pessoal, auto-ajuda e piadas. "Caixa de entrada não é depósito de mensagens e sim um portal de classificação de informações. O objetivo é terminar o turno de trabalho com zero e-mails na caixa de entrada. Não importa o sistema de mensagens: Outlook Express, Outlook, Notes ou Groupwise. Tudo aquilo que você pode medir você pode melhorar", diz Thalemberg.
O desafio de manter uma caixa postal saudável começa com a organização da "Inbox" e passa pela automatização de processos possível graças a recursos presentes nos programas de e-mail. Tendo isso em mente, explorar os softwares é o primeiro passo na "dieta do e-mail". Segundo Marcelo Thalemberg, independentemente do software adotado, é necessário aprender conceitos de fluxo da informação e comportamentos. Com o conhecimento adquirido, o passo seguinte é aplicar regras e tomar atitudes para gerenciar as mensagens antes até que elas cheguem ao correio.
Segundo o especialista, não se trata de uma forma de ler a mente dos remetentes, mas sim de observar comportamentos e agir para evitá-los na sua caixa de entrada. Um exemplo? Dentro do Outlook, crie uma pasta para cada assunto: uma para seu chefe, outra para os amigos, uma para lixo eletrônico, e automatize a chegada desses e-mails diretamente para estas pastas. Assim, você só os lerá quando quiser ou precisar. "O resto? Aplique a regra do velho-oeste: delete primeiro e pergunte depois", diz.
Outra regra que pode dar uma ajuda e tanto: todas as mensagens nas quais você aparece copiado ("Cc" e "Cco" "com cópia" e "com cópia oculta"), você deve mandar para a pasta "Cópias", criada em "Ferramentas/regras". Neste caso, escolha a opção "mover todas as mensagens em que meu nome não apareça na caixa "Para". Ou seja, o que não for enviado diretamente para você. Da mesma forma, classifique mensagens como lixo eletrônico. Assim, quando elas chegarem ao servidor, serão encaminhadas para a pasta "Lixo eletrônico" e você não precisará sequer limpar a caixa de entrada.
