A exigência de certificação digital — que confirma a autenticidade de documentos e declarações no ambiente virtual — vai ser ampliada a partir desta sexta-feira (1º). As empresas optantes do Simples com mais de cinco empregados precisarão de um cartão ou token especial para apresentar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (Gfip). Sem a certificação, enviar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo ficará mais difícil.
A certificação, que serve como uma assinatura eletrônica, promete dar mais segurança ao envio dos dados, mas é alvo de reclamações devido ao custo que a acompanha — R$ 135 a R$ 515, dependendo do modelo escolhido e do tempo de validade. A exigência da presença do empresário em um posto de atendimento para a emissão do certificado também dá dor de cabeça a quem precisa do documento.
De acordo com a Receita Federal, a crescente utilização da certificação é fruto da utilização massiva de documentos em formato digital e da necessidade de garantir juridicamente sua validade, integridade e autenticidade. O Fisco considera que a certificação é benéfica por melhorar seus controles; dar mais agilidade às empresas; e garantir os direitos dos cidadãos no mundo digital.
O prazo para a adoção do certificado digital pelas empresas do Simples foi estabelecido pelo governo em agosto do ano passado. As primeiras que tiveram de se adequar à medida, até 31 de dezembro de 2015, foram as com mais de dez empregados. Em seguida, em janeiro, foi a vez das que têm mais de oito. A próxima etapa ocorrerá em janeiro de 2017 e afetará empresas com mais de três pessoas.
Iágaro Jung Martins, subsecretário de Fiscalização da Receita, defende a certificação digital e ressalta que os empresários tiveram quase um ano para se preparar. Ele ressalta que o mecanismo dá mais garantia ao empregador e ao empregado.
“Essas informações da Gfip são de altíssima relevância e terão efeito daqui a 30 anos. Com a certificação, não há como negar a autenticidade desses dados. Ou seja, isso dá segurança jurídica. São informações importantes para quando o trabalhador, por exemplo, se aposentar”, diz ele.
Para obter o certificado digital, o empresário precisa ir a um ponto de atendimento de uma empresa certificadora — Correios, Certsign, Serasa Experian, DocCloud, entre outras — com documentos pessoais e da empresa. O processo é presencial. Se por um lado isso dá mais segurança, uma vez que dificulta a possibilidade de fraude, por outro, é apontado como um empecilho para emissão, já que depende do deslocamento do empresário. Se a empresa tiver mais de um sócio responsável por ela no contrato social, ambos terão de estar presentes para a emissão do certificado.
Mais segurança
Até esta quinta-feira (30), as empresas que não tinham certificado digital entravam no site da Caixa, preenchiam os dados emitiam a Gfip para pagá-la no banco. É um processo que poderia ser feito por qualquer um e mais suscetível a fraudes. Com a certificação, que garante a identidade da empresa e de seu responsável no meio on-line, o acesso só é permitido com a senha do certificado digital. O próprio empresário pode fazer esse procedimento ou dar uma procuração eletrônica a seu contador para que ele o faça.
“Quando o empresário entra na página da Caixa, por exemplo, insere sua senha e faz a sincronia entre sua chave privada e a pública. E nenhum hacker consegue quebrar isso de forma rápida. Temos estudos que indicam, que uma chave com 256 bytes demoraria um ano para ser quebrada. Trabalhamos hoje com 2.048 bytes”, explica Roni Moreira, diretor executivo da empresa certificadora DocCloud.
Martins, da Receita, alerta que o cartão ou o token do certificado jamais pode ser entregue ao contador. Ele fica com o empresário. O certificado é pessoal e intransferível. Entregá-lo é o mesmo que dar o cartão do banco e a senha a uma outra pessoa, explica.
O subsecretário da Receita afirma que a empresa que ainda não tiver com o certificado em mãos nos próximos dias terá como honrar suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e trabalhistas. Para isso, será preciso fazer uma procuração eletrônica em favor do contador para que ele envie os dados com o seu certificado pessoal ou da empresa de contabilidade.
Leonardo Gonçalves, diretor da Certisign, diz que a adesão dos empresários tem sido bastante interessante, não só por causa da obrigatoriedade, mas também devido à agilidade e à redução de custos proporcionada pelo certificado, que permite operações bancárias e emissão de certidão negativa, por exemplo. E ele espera uma aumento da procura nos próximos dias.
“Já percebemos um aumento, que deve se intensificar na primeira semana de julho. Mas o brasileiro deixa tudo para a última hora. Esperamos um aumento de 10% ao longo do mês frente a igual período do ano passado”, afirma.
O custo do certificado varia de R$ 135 a R$ 515, dependendo do tipo de certificado e do tempo de validade. O mais comprado por pequenas e médias empresas custa cerca de R$ 200. Para facilitar a aquisição, as empresas estão fazendo promoções e oferecendo parcelamentos em até 12 vezes sem juros no cartão de crédito.