Boas ideias que precisam ser aproveitadas, oportunidades que batem à porta, compromissos com clientes que precisam ser honrados, urgência na execução de tudo isso, e ansiedade para se fazer algo logo e atingir um resultado. Esse é um cenário comum nas empresas. Mas como dar conta de tudo isso sem se perder? Que tal montar um Plano de Ação? Calma! Quando se fala "vamos fazer um plano de ação" é comum haver pensamentos como: "Que burocracia, vamos fazer logo e pronto!"; "Lá vem mais responsabilidade e cobrança!"; ou ainda "Mais um plano e não vamos chegar a lugar algum". Ainda resistimos em investir tempo planejando e organizando nossas ações de modo estruturado, com responsabilidades e prazos. Precisamos mudar em prol de nossa empresa, de nosso país, e mais ainda de nossa própria qualidade como profissionais.
Mais simples do que parece
Uma das formas mais simples e intuitivas é o plano de ação no formato 6W2H, pois parte de perguntas objetivas como as mostradas no quadro abaixo:
Pergunta/Formato 6W2H
O quê precisa ser feito?/What?
Até quando precisa estar pronto?/When?
Quem é o responsável por fazer acontecer?/Who?
Por quê precisamos fazer isso?/Why?
Como deve ser feito?/How?
Onde deve ser executado?/Where?
Quanto isso vai custar?/How much?
Para quem nós vamos fazer isso?/To Whom?
Mas isso é simples?! Nem sempre é necessário usar todas essas perguntas para um bom plano. Você pode utilizar apenas aquelas mais relevantes, de acordo com o seu desafio. Se meu plano não tem custos diretos, com desembolso para um material ou serviço, não preciso responder ao "How Much?", pois não preciso ter um orçamento, ainda que haja o custo do tempo de dedicação das pessoas. Assim, simplifico ao assumir o risco de desconsiderar isso no plano. As questões mais essenciais são as três primeiras da lista, pois deixam claro a ação a ser feita, seu responsável e o prazo.
Acompanhe o plano
Queremos chegar ao resultado, que passa pela execução e finalização das ações. Mas como levar o plano até o final? É necessário um acompanhamento periódico de cada ação, antes de chegarem ao seu prazo final. Isso pode ser feito individualmente com seus responsáveis diretos e também em grupo. Cada ocasião tem seu propósito, onde na primeira serve para checar a evolução, e a necessidade de apoio. A segunda para alinhar com todo o grupo, e angariar o apoio necessário. Isso requer disciplina de todos, mas em especial de seu líder, que é o responsável pelo plano de ação como um todo.
Um plano de ação bem executado nos permite aprender como as equipes respondem melhor, de acordo com a maneira que os conduzimos. Também permite ter melhor visão dos acertos e erros cometidos, e acumular experiência. Quando você ouvir sobre fazer um plano de ação, sua resposta será: vamos lá!
Sandro Gomes é sócio-diretor da CrossVision Consultoria e Assessoria em Gestão de Negócios e Marketing
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