Duas palavras-chave, filtros e regras, são primordiais para diminuir a gordura nos programas de e-mail. "Quando você não usa filtros, o junk mail (lixo eletrônico) tem valor igual às mensagens importantes para você, e a seleção acaba sendo cronológica", diz o especialista em e-mails Marcelo Thalemberg.
Regras definidas, categorias de remetentes e pastas organizadas, começa a fase "vapt-vupt": as mensagens que sobreviveram no "Inbox" terão de ser respondidas. Ou não. A idéia é dar respostas rápidas e, depois, tecla DEL nelas. Se por acaso você não puder resolver o problema apresentado no e-mail naquele momento, o que fazer? Mova a mensagem para a pasta "Tarefas" e, depois, voltar lá para solucioná-la.
"Se eu já li a mensagem de uma pessoa importante, ela é jogada na pasta da tal pessoa. Ou, ainda nas regras, posso definir que, sempre depois que eu abrir e ler as mensagens, elas sejam automaticamente jogadas em alguma pasta", explica Thalemberg.
Mesmo assim, sua caixa de entrada é assombrada por mensagens de meses atrás? "Se uma mensagem tem mais de 120 dias, ela deve ser deletada. O problema é que as pessoas têm problemas emocionais e acabam querendo guardá-las. É preciso criar um novo planejamento de e-mail. O de hoje ainda é o do papel. Você empilhava revistas e jogava a parte de baixo fora. Com o e-mail não é preciso ser assim, não é preciso empilhar nada."
"Quem usa o servidor Exchange tem ainda as funções de compartilhar calendários, tarefas e até delegar tudo para um representante. O ganho de produtividade por funções colaborativas é imenso", diz o especialista.
As funções "Tarefas" e "Lembretes" devem ser exploradas ao máximo tanto pelo mundo corporativo quando por usuários comuns. Assim, o programa de e-mail passa a agir como post-its. Uma dica de André Serpa, gerente de produtos Office da Microsoft: gerenciar o e-mail requer disciplina. O ideal, diz ele, seria separar horários para ler e-mails. Mais: para ganhar produtividade, desabilite a função de alerta quando as mensagens chegam ao "Inbox" (aquela cartinha que fica na barra de tarefas, que causa dispersão). Outra: na lista de tarefas, crie categorias para definir prioridades. Melhor: monte um calendário colorido, com cores específicas de acordo com a pressa em resolver cada questão. Assim, você mede o tempo gasto em cada tarefa. (JPP com agências)
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