Diga adeus ao bloquinho de notas

Cerca de um terço dos 286 mil contribuintes pessoa jurídica do Paraná está usando a Nota Fiscal Eletrônica, apelidada de NF-e. São empresas que deixaram aquela nota de papel, em até cinco vias, para trás nas transações com outras empresas, o poder público ou mesmo com um cliente de outro estado ou país – a emissão de empresas para o consumidor final ainda engatinha. Além da economia de papel e da agilidade – quando a velocidade da internet ajuda, é claro –, a nota fiscal eletrônica é, ao mesmo tempo, um desafio e uma oportunidade para empresas de todos os portes entrarem na era digital.

"Para nós, que lidamos com vários clientes, de todos os tamanhos, é um ganho importante. Todas aquelas informações que eram mantidas em papel, nos livros contábeis, agora estão disponíveis on-line, em planilhas já organizadas, evitando erros e retrabalhos", explica a presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Paraná (CRC-PR), Lucélia Lecheta, que também comanda um escritório de contabilidade em Mandirituba, na Região Metropolitana de Curitiba. A opinião de Lucélia é compartilhada pelo colega Marcos Sebastião Rigoni de Mello, que tem um escritório contábil na capital. "É claro que os desafios com a extensa legislação tributária do Brasil continuam, mas o acesso e a organização das informações estão muito melhores."

O sócio-gerente da fabricantes de chás e produtos naturais Mandiervas, Luis Adriano Franco, implantou a nota eletrônica ainda em 2010. "No início foi um pouco difícil, até você entender o sistema, saber exatamente como preencher o formu­lário. O tempo de envio e re­cebimento das informações também era um pouco maior. Mas hoje em dia é fácil". Franco fornece para grandes drogarias e supermercados e conta que o sistema eletrônico ajuda no planejamento do envio da mercadoria e na checagem das informações. "Emito a nota, arquivo no meu sistema e confiro antes de mandar para o meu cliente, confirmando o pedido dele. Antigamente, todo esse processo teria de ser feito pessoalmente."

Como funciona

A nota eletrônica é um arquivo digital que substitui o documento em papel nas transações entre empresas. Gerada na empresa vendedora, pelo preenchimento de um formulário em um software, a nota eletrônica é transmitida online para a secretaria da fazenda do estado de origem. O sistema, por sua vez, envia uma cópia da nota para o registro nacional e outra cópia para a secretaria da fazenda do estado de destino. O processo, que leva alguns segundos apenas, termina com a empresa recebendo a confirmação de que o documento foi preenchido corretamen­te e chegou aos órgãos públicos. A única parte em papel que acompanha a mercadoria até o seu destinal final chama-se Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Para aqueles casos em que o receptor da mercadoria não esteja inserido no sistema eletrônico, o Danfe serve, efetivamente, como nota fiscal.

Para estar inserido no sistema da NF-e, o empresário tem de fazer um registro, uma certificação digital. "Isso custa cerca de R$ 150, todo ano. Um pouco caro ao meu ver", avalia Lucélia. Outra necessidade que nasce com a nota eletrônica é a de melhor capacitação e atualização dos funcionários, mesmo que a empresa seja pequena. "Não vejo isso como um entrave. É mais uma oportunidade da empresa se profissionalizar", opina o administrador de empresas e autor de cinco livros sobre sistemas de escrituração pública digital, Roberto Dias Duarte.

Sistema sozinho é incapaz de vencer a burocracia brasileira

A opinião é de alguns escritórios de contabilidade e empresas – além de federações industriais e associações comerciais do país que, por várias vezes, já se manifestaram contra a burocracia brasileira. Embora muitos sistemas, a exemplo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e regimes, a exemplo do Simples Nacional, tenham sido instituídos para facilitar a vida do empresariado na última década, a quantidade imensa de leis referentes a cada tributo municipal, estadual e federal ainda é o principal desafio do setor produtivo do país. "Recentemente cheguei à conclusão que cada escritório de contabilidade precisa de ao menos um gestor que seja um estudioso, que fique centrado apenas em acompanhar as dezenas de mudanças diárias que ocorrem na legislação tributária das diferentes esferas e possa repassar isso de uma forma clara para o restante da equipe, que trabalha no dia a dia com as questões", desabafa Marcos Sebastião Rigoni de Mello, vice-presidente de Administração e Finanças do Conselho Regional de Contabilidade (CRC-PR) e também dono de um escritório de contabilidade em Curitiba. Só o estado do Paraná fez várias dezenas de mudanças nas normas de recolhimento do ICMS desde 2011, com a implantação da substituição tributária em vários produtos, como forma de melhorar a arrecadação do estado. Tantas alterações são difíceis de acompanhar.

Ainda em 2008, quando os primeiros setores (cigarros e combustíveis) começaram a operar a NF-e, a intenção de, com o novo sistema, acelerar também o andamento de uma reforma tributária no país. Mas isso não adiantou muito. "Mesmo dentro do modelo inovador da nota eletrônica, o usuário precisa estar atualizado porque o código do produto ou mesmo a alíquota do impostos incidente muda com frequência e precisa ser preenchida corretamente no formulário", exemplifica o administrador de empresas e autor de cinco livros sobre o sistema público de escrituração digital, Roberto Dias Duarte.