Informações bem organizadas são essenciais para a administração do negócio. Mas nem sempre os processos estão sob controle, especialmente nas empresas de menor porte. Levantamento realizado pelo Grupo Sage mostra que em pelo menos 11% das empresas pesquisadas não há nenhum controle formal das operações. Em dois terços dos casos estudados, o acompanhamento é feito em relatórios no caderno ou planilhas eletrônicas comuns.
A evolução tecnológica que permite a armazenagem de dados em nuvem dá um salto além da informatização dos processos dentro de uma empresa. Se antes a área de Tecnologia da Informação (TI) era quase um departamento obrigatório nas organizações, hoje ela funciona como fornecedor, permitindo redução de custos de implantação e manutenção dos sistemas que mantêm a empresa sob controle. A economia de infraestrutura pode ser aplicada no crescimento da empresa. “Além disso, há uma vantagem importante na gestão dos recursos, que podem ser melhor distribuídos, de acordo com os resultados verificados nas atividades monitoradas”, explica o professor da FGV, André Bittencourt do Vale.
O sistema contratado não deve ser maior do que a própria operação, caso contrário é desperdício de dinheiro.
O controle mais eficiente é vantagem até para operações muito pequenas. “Sistemas em nuvem podem ser adaptados ao tamanho do negócio e têm seu investimento diluído ao longo do tempo”, observa a diretora de vendas do SAP Business One, Priscila Jones.
Para ter melhor aproveitamento das ferramentas digitais, é preciso ficar atento ao nível de complexidade dos sistemas contratados. “Não devem ser maiores do que a própria operação, caso contrário é desperdício de dinheiro”, observa o professor. Também é preciso verificar as especificações do contrato quanto às responsabilidades de manutenção dos serviços na nuvem, como estabilidade do sistema e prazos para reestabelecimento, em caso de falhas.
A cautela na contratação de ferramentas à medida em que o negócio se desenvolve também se aplica às grandes empresas. Representante SAP, a SPRO it Solution, especializada no desenvolvimento de sistemas para médias e grandes empresas, tem produtos independentes, adquiridos conforme a necessidade do empreendimento. “Assim os custos são diluídos e a empresa licencia o que é necessário, pois as soluções são interconectadas”, explica o gerente comercial da empresa, Rodrigo Fraga.
