Informações bem organizadas são essenciais para a administração do negócio. Mas nem sempre os processos estão sob controle, especialmente nas empresas de menor porte. Levantamento realizado pelo Grupo Sage mostra que em pelo menos 11% das empresas pesquisadas não há nenhum controle formal das operações. Em dois terços dos casos estudados, o acompanhamento é feito em relatórios no caderno ou planilhas eletrônicas comuns.
INFOGRÁFICO: pesquisa mostra como os empresários encaram a gestão administrativa do negócio
A evolução tecnológica que permite a armazenagem de dados em nuvem dá um salto além da informatização dos processos dentro de uma empresa. Se antes a área de Tecnologia da Informação (TI) era quase um departamento obrigatório nas organizações, hoje ela funciona como fornecedor, permitindo redução de custos de implantação e manutenção dos sistemas que mantêm a empresa sob controle. A economia de infraestrutura pode ser aplicada no crescimento da empresa. “Além disso, há uma vantagem importante na gestão dos recursos, que podem ser melhor distribuídos, de acordo com os resultados verificados nas atividades monitoradas”, explica o professor da FGV, André Bittencourt do Vale.
O sistema contratado não deve ser maior do que a própria operação, caso contrário é desperdício de dinheiro.
O controle mais eficiente é vantagem até para operações muito pequenas. “Sistemas em nuvem podem ser adaptados ao tamanho do negócio e têm seu investimento diluído ao longo do tempo”, observa a diretora de vendas do SAP Business One, Priscila Jones.
Para ter melhor aproveitamento das ferramentas digitais, é preciso ficar atento ao nível de complexidade dos sistemas contratados. “Não devem ser maiores do que a própria operação, caso contrário é desperdício de dinheiro”, observa o professor. Também é preciso verificar as especificações do contrato quanto às responsabilidades de manutenção dos serviços na nuvem, como estabilidade do sistema e prazos para reestabelecimento, em caso de falhas.
A cautela na contratação de ferramentas à medida em que o negócio se desenvolve também se aplica às grandes empresas. Representante SAP, a SPRO it Solution, especializada no desenvolvimento de sistemas para médias e grandes empresas, tem produtos independentes, adquiridos conforme a necessidade do empreendimento. “Assim os custos são diluídos e a empresa licencia o que é necessário, pois as soluções são interconectadas”, explica o gerente comercial da empresa, Rodrigo Fraga.
Marketup (sebrae)
Executivos do mercado de tecnologia do país fazem parte do quadro de sócios investidores da MarketUP, empresa privada responsável pelo desenvolvimento da plataforma gratuita de gestão e vendas para micro e pequenos empreendedores, em parceria com o Sebrae Nacional. A ferramenta tem mais de 20 mil empresas ativas de 39 segmentos diferentes e permite a organização administrativa, automação fiscal completa e integração com plataforma de vendas. Qualquer empresa do regime Simples Nacional pode usar o serviço, explica o diretor para novos negócios da MarketUP, Luis Fernando Gracioli.
Sage one e sage Pme (sage)
Para estimular o uso da nuvem na administração empresarial, a Sage, grupo inglês em atividade no Brasil desde 2012, tem o Sage One, com emissão de nota fiscal, por R$ 19,90 por mês, já com a certificação digital. “Aos poucos, o empreendedor vai adotando outras ferramentas, aumentando a complexidade da solução”, explica o CEO da Sage Brasil, Jorge Carneiro. O Sage One tem componentes de gestão, como fluxo de caixa, contas a pagar e controle de estoque. Para empresas mais complexas, a linha de produtos Sage PME tem pacotes a partir de R$ 480, no modelo de licença definitiva.
Business One (SAP)
Uma das empresas pioneiras na oferta de soluções de gestão digital, a alemã SAP trabalha há dez anos com o Business One, desenvolvido para os micro e pequenos empreendedores. O sistema pode ser usado instalado ou na nuvem. Nessa modalidade, é vendido pelos parceiros da SAP no Brasil. A empresa tem 4 mil clientes que usam a solução no país. O pacote mínimo custa R$ 249 por mês. “Para os pequenos, que ainda estão dimensionando o negócio, o investimento inicial é mínimo e contempla a hospedagem, o sistema e o suporte”, diz a diretora de vendas do Business One, Priscila Jones.
Fly 0.1 (totvs)
O produto Totvs para os micro e pequenos empreendedores é o Fly 0.1, com soluções para pequeno varejo, serviço e indústria. Lançado no início de 2015, a ferramenta permite o controle financeiro, de materiais, compras, estoques, faturamento, produção e e-commerce. “Os módulos são acoplados de acordo com a necessidade do empreendedor. O sistema cresce junto com a empresa”, diz o vice-presidente de sistemas e segmentos da empresa, Gilsinei Hansen. A licença custa a partir de R$ 100 por usuário ao mês.
Flieger Commerce
Especializada em sistemas de controle tributário e implantação de ferramentas SAP, a FH Consulting lançou no início do ano o Flieger Commerce, uma solução para e-commerce que integra hospedagem, meios de pagamento, logística e design do site do cliente. “A solução é o resultado de um ecossistema formado com diferentes fornecedores. Os processos são simplificados e alimentados pelo próprio empreendedor”, explica o diretor de operações de e-commerce da FH, Wilmar Lima. O sistema gera relatório de dados sobre a movimentação de vendas, o que ajuda nas tomadas de decisão estratégicas sobre o negócio. A instalação leva até 12 semanas, para customização do site, e a cobrança é calculada em percentuais sobre o faturamento.
Pipefy
Ferramentas adaptadas de acordo com a demanda do empreendedor. Essa é a proposta da Pipefy, plataforma de gestão empresarial lançada por Aléssio Alionço, no fim do ano passado. “O controle adequado das operações é a diferença entre a empresa bem e a mal administrada”, diz. Os mais diversos processos são contemplados nas áreas de recursos humanos, financeira, marketing e operacional. O acesso é gratuito para empresas com até cinco usuários, o que corresponde a maior parte dos clientes. Acima disso, a empresa paga o equivalente a US$ 75 por mês.
Contabilizei
A contabilidade empresarial foi a última área a entrar na era digital. “Tirar o controle contábil do papel representa economia de tempo e dinheiro”, avalia o CEO da Contabilizei, Vitor Torres. Em poucos cliques, com suporte 24 horas e sem intermediários, o empreendedor tem o panorama do desempenho da empresa no computador, sem necessidade de manter uma estrutura própria de TI. O custo para empresas do Simples é de R$ 49 para até seis funcionários. As do regime de lucro presumido pagam R$ 99 por mês. A empresa agora trabalha no desenvolvimento de soluções para integração com sistemas já operantes em outras áreas de gestão, com conexão entre softwares e servidores.
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