Alguns tipos de comportamentos são cruciais para atrapalhar ou atrasar o andamento de uma reunião de trabalho. Uma pesquisa realizada pela Plantronics, empresa de soluções de comunicação unificada, reconheceu sete tipos de comportamentos e personalidades que tiram a produtividade de qualquer reunião.
Veja abaixo os tipos mais nocivos, perceba se algum deles faz parte do seu dia a dia e veja sugestões de como lidar com a situação:
O multitarefas
"Eu finjo que estou prestando atenção enquanto termino estes 22 e-mails".
Pode parecer proatividade e que se está ganhando tempo, mas uma reunião de qualquer tipo exige atenção e contribuição. Geralmente, pessoas multitarefas não se concentram nos assuntos e interrompem a discussão com perguntas que já foram feitas ou ideias que já foram discutidas. A melhor maneira de lidar com esse tipo de personalidade é trazê-lo para a discussão: "Como você poderia contribuir com isso?".
O dominador
"É claro que o meu ponto de vista é o mais importante, então esperem aí enquanto eu mostro como é que se faz".
Segundo a pesquisa, esses participantes acham se consideram mais preparados para atingir as metas da reunião. Na maioria das vezes são prolixos, cortam a fala dos outros e usam linguagem pomposa para defender seu ponto de vista. Todavia, este tipo de comportamento guarda muita energia e vontade de agir – o que se bem dirigido, é positivo.
Uma maneira de amenizar os comentários de participantes deste tipo é ampliar o ponto de vista e perguntar a opinião dos outros participantes.
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O descarrilhador
"Eu vou falar de um tema totalmente fora do assunto e que só é relevante para mim". Este tipo de comportamento pode estender uma reunião por horas sem que o assunto principal seja sequer discutido. Os descarrilhadores podem monopolizar e desviar o assunto em poucos segundos e levar os participantes a temas que não precisariam ser discutidos. Segundo a dica da Plantronics, a saída é simples: Agradeça a informação e sugira que se atenham a agenda combinada.
O invisível
"Eu vou sentar aqui bem quieto e tentar me fundir ao ambiente".
O que sobra de entusiasmo nas outras pessoas, falta no participante invisível. Este prefere ficar sentado e ouvir ou comentar por mensagens instantâneas ao invés de falar – muitos esperam a reunião terminar para então compartilhar o que pensam. De acordo com a Plantronics, ao identificar tal participante, o ideal é, antecipadamente atribuir, a ele uma tarefa para a reunião, de modo que possam se preparar para contribuir com o grupo.
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O pessimista
"Não, não, não. Isso não vai funcionar, e vou dizer por quê".
Talvez a intenção seja boa, mas os pessimistas podem sugar a energia positiva dos participantes. Este tipo de personalidade aprecia explicar porque algo não pode ser realizado e a melhor maneira de não deixar que a animação dos outros participantes seja afetada é canalizar o excesso de realismo em soluções, reconheça as preocupações ditas e pergunte, na opinião dele, qual seria a saída ou a melhor abordagem para resolver o problema.
O ruidoso
“Eu vou continuar a fazer tudo aqui no meu canto...com muito barulho".
Atualmente, nem toda reunião é presencial. Muitas acontecem via skype ou chamadas em grupo e em praticamente todas elas, um dos participantes não utiliza o botão mute para realizar tarefas simultâneas (multitarefas) e barulhentas, que atrapalham o andamento da discussão.
A tecnologia já oferece recursos para solucionar este problema, como headsets que cancelam o ruído externo, mas caso isso não resolva, lembre ao participante de deixar a linha no recurso mudo. Se isso não surtir efeito, retire-o da chamada.
