Bem que alguém podia inventar uma máquina que parasse o tempo. Ela resolveria vários problemas: um prazo que aperta, uma tarefa que aparece na última hora ou um projeto que precisaria de pelo menos um mês para ser entregue de forma decente. O problema é que todo mundo tem as mesmas 24 horas do dia para resolver seus assuntos. Em tempos de internet, e-mail e celular (ou celular que recebe e-mail), não é fácil ficar concentrado para cumprir todas as obrigações no trabalho e ainda fazer o que interessa no horário fora do expediente. Se esse é o seu problema, talvez esteja na hora de aprender a administrar melhor o tempo disponível.
Para o consultor especialista em gestão do tempo Christian Barbosa, uma pessoa deve rever seu conceito sobre planejamento de compromissos quando percebe que "a vida está passando rápido demais". "Ela percebe que não consegue fazer tudo o que quer, que não tem mais tempo e que perde relacionamentos", explica. Segundo ele, a desorganização pode até trazer problemas de saúde. "Antes de conhecer a gestão do tempo eu tinha uma vida muito turbulenta e quase morri", lembra.
Com formação na área tecnológica, Barbosa começou sua vida profissional aos 14 anos, na Microsoft, e logo depois abriu uma empresa própria. Com o tempo, desenvolveu gastrite, que aumentou e se tornou úlcera nervosa, e mais para a frente, um tumor no estômago. "Estava com 18 para 19 anos e passei por uma cirurgia. Foi o médico quem me orientou a procurar um curso sobre gestão do tempo", conta. Ele fez isso já na semana seguinte.
Gostou tanto que continuou fazendo treinamentos na área e pesquisando sobre o assunto até escrever o best-seller "A Tríade do Tempo" e abrir empresa de mesmo nome. Hoje, aos 28 anos, ele dedica todo seu tempo profissional à consultoria.
O nome da empresa vem do conceito de que o tempo está intimamente relacionado ao número três. "São três períodos no dia, três ponteiros no relógio, três unidades e três tipos de compromissos", explica. Barbosa divide as tarefas em importante, urgente e circunstancial. A primeira é o que realmente interessa, enquanto a segunda é o que é preciso ser feito, independente do tempo disponível, e a última é aquele tipo de coisa que somente toma o tempo, mas não importa muito. "A partir do momento em que você sabe o que é importante para você, fica mais fácil fazer metas e cumpri-las." O ganho pode ser de até 40 minutos por dia, segundo o consultor.
Vilões
Para conseguir cumprir a agenda, também é necessário saber dizer não a tudo aquilo que rouba tempo. É o que orienta a consultora empresarial Raquel Vaz, que ministra o curso "Administração Eficaz do Tempo" no Senac-PR e na Consulte Brasil. "É preciso acabar com os desperdiçadores de tempo, que são reuniões, ausência de metas, fazer várias coisas ao mesmo tempo (e não terminar nenhuma), a incapacidade de dizer não, o despreparo das equipes, bate-papos, as visitas inesperadas e o telefone", enumera. Ou seja, o tempo deve ser dominado.
O segredo é um extenso planejamento, mas com espaço para imprevistos. "O certo é planejar 80% do tempo e deixar 20% de flexibilidade." Conforme Raquel, isso demanda muita autodisciplina, já que o desempenho depende somente da maneira com que a pessoa lida com os acontecimentos.
O consultor João Carlos Motti, da Ittom Consultores Associados, também acredita que o uso adequado do tempo requer disciplina. "Requer paciência, porque a pessoa precisa estabelecer regras e analisar o que está fazendo, anotando tudo em uma semana, por exemplo", diz. As dicas dele são verificar quais atividades consomem tempo mas não rendem frutos, além de delegar tarefas que não interessam e se concentrar nas prioridades. "Assim a pessoa aprende a lidar rápido com coisas que não produzem nada, para se concentrar em poucas coisas e ter um resultado melhor." Para fazer reuniões, orienta Motti, o certo é dar uma idéia prévia do que vai ser discutido aos participantes, para que as pessoas já pensem no assunto antes de discuti-lo.
Serviço: Tríade do Tempo www.triadedotempo.com.br; Senac-PR (41) 3219-4818 www.pr.senac.br; Consulte Brasil (11) 5051-3838 www.consultebrasil.com.br; Ittom Consultores Associados (41) 3335-7540 www.motti.com.br