Saber administrar e criar hábitos mais produtivos é essencial para qualquer profissional, destaca Felipe Brunieri, gerente da divisão de finanças e tributário da consultoria de carreira Talenses. “Tudo que vira hábito e ajude o profissional se organizar de maneira eficiente e eficaz pode contribuir significativamente para o alto rendimento no trabalho”, explica.
Ele diz que não existe “receita de bolo”, cada profissional define sua rotina e os hábitos que se adequam ao seu dia a dia.No entanto, ele explica que, no geral, todos os hábitos que impulsionam a produtividade de um profissional estão ligados a uma boa administração do tempo, organização e foco.
Brunieri afirma que quando o profissional adota alguns hábitos a chance de aumentar a eficiência durante o trabalho é alta. “Você acaba priorizando e colocando mais energia naquilo que realmente é mais urgente e deixando para um segundo momento aqueles problemas que não são prioridade”, explica.
Segundo ele, adotando hábitos de organização e planejamento prévio, você desenvolve o “time management” e acaba executando o que precisa ser feito com mais agilidade e qualidade, já que dedica integralmente aquele tempo reservado para uma única atividade.
Leonardo Freitas, especialista em expatriação da consultoria Hayman-Woodward, concorda com Brunieri e complementa, que o planejamento é o crucial, considerando que não ter um esquema de trabalho bem definido pode prejudicar não só a produtividade, como também a qualidade das tarefas executadas.
Vale lembrar, no entanto, que esse planejamento precisa ter uma certa flexibilidade para que seja possível adequar algumas situações imprevistas ao longo do dia.
Muitas vezes, os profissionais sentem dificuldade em serem produtivos por alguns erros cometidos logo no início do dia, afirma Brunieri. Segundo ele, a organização ideal prevê que o profissional defina sua agenda e suas prioridades no dia anterior para que possa se programar melhor.
Os erros que contribuem para a perda de produtividade estão atrelados à falha na organização do “to do list” ou no senso de priorização daquilo que é mais urgente. Outro erro comum é não calcular o tempo de deslocamento gasto em trânsito para atividades externas, por exemplo”, diz.
Freitas alerta sobre a ordem de tarefas. “É crucial iniciar o dia com foco nas tarefas mais complexas que exigem mais energia e empenho. Ao longo das horas de trabalho é natural que a produtividade sofra uma queda. Portanto, deixar tarefas mais elaboradas e que necessitam mais envolvimento afetam o resultado final”, explica.
Outro ponto que ele faz referência é fazer várias tarefas ao mesmo. “Ser multitarefa exige muita disciplina, treinamento e foco. Se você não tem esse hábito já bem desenvolvido são grandes os riscos de nenhuma das tarefas ficar com a mínima qualidade necessária. É melhor ter disciplina e executar uma tarefa de cada vez, seguindo um cronograma devidamente planejado”, afirma.
Confira os 7 principais, elencados pelo especialista:
1. Invista seu tempo planejando o seu dia no começo da manhã (pode ser por meio de “to do lists”, tablets ou smartphones, cadernos, etc.);
2. Evite qualquer impulso externo que possa contribuir para a perda de foco (e-mails recebidos sobre assuntos diversos, convites para cafés, bate papo informal com colegas de trabalho ou almoços muito longos, entre outros);
3. Tente cumprir as atividades e os tempos que foram pré-definidos por você no início do dia;
4. Saiba falar “não” quando não for possível atender alguma demanda em determinado momento;
5. Organize-se de forma a reservar espaço na agenda para resolver imprevistos que aparecerão no meio do dia;
6. Conduza reuniões de maneira prática e pragmática, indo direto ao ponto;
7. Fique 100% focado no trabalho quando estiver dentro da empresa e em horário comercial, sem dispersar sua atenção para problemas pessoais ou qualquer problema que possa ser resolvido depois;
