O poder de cativar uma plateia e convencê-la de um propósito era um dos grandes trunfos de Steve Jobs. Há sete anos, o escritor e colunista da Businessweek Carmine Gallo reuniu em um livro os segredos de apresentação do fundador da Apple, mostrando que uma boa exposição de ideias vai muito além de um PowerPoint bem feito. A receita revelada na obra “The Presentation Secrets Of Steve Jobs” (“Faça como Steve Jobs”, no Brasil) contempla três fases: criar uma história, mostrar uma experiência, refinar e ensaiar.
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Inspiração para pessoas no mundo todo, a fórmula passou instigar diversas análises sobre do poder da boa performance. Não foi por acaso. Seja na exposição de um projeto novo, de uma prestação de contas ou de um planejamento estratégico, uma apresentação acertada pode contar pontos em favor da aprovação de uma ideia, de um aumento de salário ou até de uma promoção.
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A coach e criadora da empresa Primeiro Passo, Camila Martins, destaca que, no mercado de trabalho, a postura, a fala e a segurança estão entre os primeiros quesitos em que as pessoas são avaliadas. Sendo assim, qualquer apresentação deve ser encarada como um cartão de visita.
Para o sócio da SOAP Apresentações, Fabio Mattos, antes de apresentar algo, o indivíduo deve não apenas dominar o assunto, mas também ter o propósito de defender o que acredita sem perder de vista o que espera da sua audiência ao fim do discurso. “Muitos chegam com o objetivo puro de expor um assunto,o que é um equívoco. O profissional deve vender uma ideia e não se esquecer de que terá uma responsabilidade sobre ela para além daquele momento”, explica.
Passo a passo
O método mais comum de elaborar boas apresentações abarca planejamento, roteirização, design e performance. Conforme explica Fábio, no primeiro passo, a pessoa deve rascunhar um plano conhecendo a fundo sua audiência. Também é preciso questionar, o que você espera dela e, depois, delimitar para si mesmo o centro da explanação. “Se pudesse resumir seu propósito em uma mensagem curta de Whats App, o que escreveria?”, questiona. Outra dica é esclarecer os benefícios que seu interlocutor terá com sua proposta.
Na elaboração do roteiro, todas as ideias devem ser organizadas de maneira coerente. Fábio orienta que se enumere um problema, se apresente propostas para solucioná-lo e se faça uma conclusão utilizando recursos que possam atingir o interlocutor de maneira racional e emocional. “É como contar uma história, com começo, meio e fim”, diz.
Na fase do layout, o certo é prezar pela simplicidade. Fábio destaca que a grande figura do discurso deve ser o apresentador, que não pode concorrer os slides. “Não dá para ficar escravo do Power Point”, brinca.
Segundo o especialista, se a empresa já possui uma identidade visual, é importante seguir as fontes e cores da organização. Dá também para escolher, no máximo, dois tons diferentes, além do preto, que deve ser a cor das letras, e o cinza, que possui um tom mais neutro. É bom também não utilizar mais de duas fontes. Outro ponto importante é deixar todos os slides com o mesmo padrão estético, não misturando imagens de perfis diferentes ou mesclar desenhos com fotos reais, por exemplo.
O grande momento
A última etapa se diz respeito à performance do apresentador. Para quem quer brilhar, especialistas indicam o método do Storytelling. O profissional deve se apresentar como se contasse uma história e envolver sua audiência nesse contexto. De acordo com Marco Franzolim, proprietário da Monkey Business, o segredo é conhecer tudo sobre o assunto que será tratado e fazer um recorte para ser mostrado. Assim, a pessoa estará muito mais preparada e segura no palco ou na sala de reunião, inclusive para lidar com improvisos que possam ser necessários.
Marco também aconselha que o profissional corra os olhos por toda a plateia para gerar empatia e jamais cruze os braços ou faça movimentos que possam gerar negatividade.
Todo preparo para a apresentação pode ir por água abaixo se na hora decisiva, o nervosismo der as caras. A coach Camila Martins conta que, ao lado da falta de domínio total do assunto, o descontrole emocional é um dos maiores desafios de quem vai se apresentar. Para a especialista, estar bem nesse aspecto passa por uma leve meditação e uma respiração correta. “Respirar profundamente com o abdômen por alguns segundos e esvaziar a mente minutos antes do grande momento ajuda bastante a afastar qualquer desespero”, destaca.
4 passos para brilhar
Prepare-se para as fases que antecedem a apresentação:
1. Planejamento
Pegue um papel e rascunhe algumas ideias. Tenha em mente o objetivo da sua apresentação, analise o perfil de quem vai assisti-la e tente resumir para si a mensagem central do discurso. Delimite o que você quer da sua audiência – se é uma promoção ou a aprovação de um projeto, por exemplo. Planeje a exposição com base nestes aspectos.
2. Roteiro
Reúna todas as ideias rascunhadas e monte um roteiro que apresente um conflito, impacte a audiência com argumentos racionais e emocionais, venda uma proposta de valor, explique como isso será feito e conclua a linha de raciocínio.
3. Design
Já com o roteiro pronto, abra um PowerPoint com cores e fontes que não fujam à marca da empresa. Além dos tons utilizados pela companhia, você pode usar, no máximo, outros dois, além do preto, que deve ser a cor dos caracteres, e do cinza, que é mais neutro. Insira textos breves, poucos gráficos e busque a simplicidade. Se não tiver experiência em design, opte por um fundo branco e foque na distribuição do conteúdo. Se a empresa não possuir uma fonte, lance mão de opções padrões, como Tahoma, Arial, Trebuchet e Century Gotic.
4. Performance
Esteja certo de que você sabe tudo sobre o assunto. Podem surgir dúvidas entre a sua audiência e você deve estar bem munido de dados. Conheça a mensagem central de sua apresentação para não perder o foco. Minutos antes de se apresentar, limpe a mente e busque aliviar qualquer tensão. Respire fundo com o abdômen e pense em coisas positivas. Quando começar, faça contato visual com a plateia para gerar empatia e tome cuidado para não exagerar em gestos que possam parecer negativos, como cruzar os braços. Não tente forçar uma postura que não te representa, aja naturalmente expondo tudo o que sabe. Assim, as coisas fluirão bem.
Carta na manga
Veja três truques imbatíveis de especialistas:
Contadores de histórias
O profissional pode conceber a apresentação como uma história. Unir argumentos por meio de um fio narrativo envolvendo conflito e resolução deixa tudo mais interessante. A técnica é chamada de storytelling.
Referências orgânicas
Para Marco Franzolim, na hora de fazer um roteiro, é interessante pensar na apresentação como uma peça de comunicação e buscar referências físicas, como lousas e papéis para visualizar a exposição. Uma alternativa é colar post-its na parede na ordem dos slides antes de fazer o PowerPoint. “Se faltar ou sobrar alguma coisa, fica mais fácil perceber e mudar o necessário.”
Para não dar branco
Camila Martins dá uma dica para ajudar o apresentador a não esquecer o que vai falar. Enquanto ensaia, ele deve escrever o tema da palestra na palma da mão e os tópicos nos dedos. Ao estudar o discurso três ou quatro vezes olhando as mãos, ele acaba decorando a estrutura da mensagem e terá um norte visual na mente.