Escritórios mutáveis são a nova aposta para gerar coleguismo e produtividade

Primeiro foram os escritórios individuais. Depois os cubículos e os andares abertos. Agora, existe a “paleta de lugares”. Novos projetos de escritórios estão chegando com desenhos destinados a atender a uma variedade de tarefas exigidas dos modernos trabalhadores. Ou seja, isso significa que as pessoas não vão mais se sentar apenas em sua própria estação de trabalho. 

Em parte, isso é uma reação contra a mentalidade de um desenho que serve para todas as situações, sem mencionar a mesquinhez corporativa, representada nos movimentos em direção aos andares sem divisórias, que colocavam mais trabalhadores em espaços cada vez menores. 

Essa ideia deveria levar à colaboração, mas vários especialistas concordam que foi longe demais, com fileira após fileira de escrivaninhas e estações de trabalho que possivelmente geravam mais tédio do que eficiência. 

“Quando usadas como uma resposta genérica para um projeto de local de trabalho, elas são terríveis”, diz David Lathrop, pesquisador da fabricante de móveis de escritório Steelcase.

O novo modelo é bastante aberto, mas não totalmente. Sob a nova maneira de pensar, tirar as divisórias para deixas as pessoas juntas é algo bom, mas os “espaços das equipes”, as escrivaninhas em que as pessoas trabalham de pé, os sofás confortáveis e as paredes móveis também são. 

A privacidade também é boa, principalmente para tarefas que exigem concentração intensa, segundo essa linha de pensamento. Isso não significa o retorno aos dias gloriosos dos escritórios privados, mas sim que os trabalhadores podem ter mais espaço e mais lugares para ficar sozinhos do que os projetos de bancadas neo-Dickensianas. Os novos desenhos frequentemente incluem “salas de isolamento”, cabines à prova de som e mesmo locais onde a tecnologia é proibida. 

E os projetos são feitos para serem modificados à medida que as necessidades mudam. “Isso continua a ser iterado”, afirma Frank Cuevas, que está trabalhando em uma grande remodelação da IBM – e cujo uso da palavra “iterado” sugere o tipo de mentalidade de startup que as mudanças devem evocar.

“Não deve ser algo que uma hora vamos parar e dizer: ‘É isso’”, explica.

Mudanças não vêm de figurinhas como a Google

As corporações que estão definindo esses novos padrões não são jovens empresas do Vale do Silício, conhecidas pela comida de graça, pelos escorregadores e pelas mesas de pebolim no trabalho – ou pelos gastos livres, como a Apple, que teve a nova sede corporativa orçada em US$ 5 bilhões. Nem são projetos únicos que se aproximam da excentricidade. 

Ao contrário, as empresas por trás da nova norma do design do ambiente de trabalho são um tipo de organização mais estável em uma variedade de indústrias, que podem gastar muito, mas também de maneira mais sistemática.

Entre elas estão a Microsoft, a IBM e a General Electric. Algumas inovações dos escritórios podem aparecer primeiro no Google e no Facebook, mas as antigas empresas mais sólidas as estão combinando e refinando para negócios mais convencionais. 

“Essas ideias para os locais de trabalho estão começando a ser adotadas por companhias de todas as áreas”, garante Arlyn Vogelmann, diretora da firma de arquitetura e design Gensler, que tem como clientes o Facebook e a GE, entre outros. 

Os novos projetos não têm relação com o visual. Eles são uma tentativa de adaptar todas as empresas à disseminação da tecnologia da era digital da internet – e a suas maneiras apressadas. Os espaços impulsionam o comportamento, segundo os especialistas, e o objetivo dos novos designs é acelerar o ritmo do compartilhamento de ideias, da tomada de decisões e da criação de produtos. 

O novo modelo evita os dogmas comuns da vida profissional: todos recebem um escritório, ou todo mundo tem o seu cubículo ou a sua estação de trabalho. A diversidade de espaços, segundo os entendidos, é mais produtiva, e o novo conceito é chamado de projeto de local de trabalho baseado na atividade, ou seja, na adaptação dos espaços para o tipo de trabalho que será realizado. 

“A geografia do escritório importa e pode ser uma alavanca gerencial importante para aumentar a comunicação e a fertilização cruzada de ideias”, explica Christopher Liu, professor assistente da Escola Rotman de Administração da Universidade de Toronto. 

Uma das reformas mais agressivas está acontecendo na Microsoft, impulsionada pela necessidade do negócio. A empresa está enfrentando uma nova onda de tecnologia, à medida que o mercado muda da entrega e atualização constante de softwares para o serviço da internet na nuvem, em vez de ser colocado em computadores individuais, com o código frequentemente guardado em CDs e vendido como produto.

“As pessoas precisam colaborar mais. Nós realmente tínhamos que mudar”, diz Michael Frod, gerente geral de imóveis globais da Microsoft. 

Por décadas, a empresa, que fica em um subúrbio de Seattle, colocou seus engenheiros de software em escritórios isolados, pensando que a privacidade ajudaria os funcionários a focar na hora de escrever códigos de computador. Mas, em 2010, a Microsoft começou a testar projetos abertos em um quarto dos andares e depois expandiu a ideia. Desde 2014, abriu dez prédios renovados sem os escritórios exclusivos, incluindo quatro este ano. 

Mudanças são baseadas na opinião da equipe

As empresas que renovam seus locais de trabalho geralmente utilizam um crescente número de pesquisas sobre projetos de escritórios e bem-estar e produtividade dos trabalhadores.

Estudos da Universidade do Oregon concluíram que a exposição à luz solar e às vistas externas estavam correlacionadas à cerca de seis por cento a menos de dias de licença médica. Já pesquisas feitas pelo psicólogo organizacional britânico Craig Knight chegaram à conclusão que “escritórios empoderados” – em que os funcionários podem escolher como trabalham – têm o poder de aumentar a produtividade em pelo menos 25%. 

Mas as empresas também podem economizar usando um pouco menos de espaço do que com os escritórios convencionais. 

O espaço dos escritórios é hoje cerca de 14 metros quadrados por pessoa, menos do que os 21 de 2010, de acordo com estimativas de Tim Venable, vice-presidente sênior de pesquisa da associação de imóveis comerciais CoreNet Global.

Os projetos híbridos, no entanto, economizam menos do que os designs totalmente abertos, que normalmente possuem mesas em configurações fixas e nos quais a quantidade de espaço pode cair para apenas 5,5 metros quadrados por trabalhador. 

“Pode haver um valor enorme em deixas as pessoas juntas, mas o motivo real por que várias empresas optaram pelas estações de trabalho é que o dinheiro gasto diminui”, garante Lathrop, da Steelcase.

Outra maneira de economizar espaço é fazer as pessoas trabalharem de casa, uma tendência já antiga na América corporativa. Mas ela está sendo revertida à medida que as empresas reconhecem que os escritórios podem impulsionar a formação de grupos criativos. A IBM, por exemplo, chamou cinco mil funcionários de volta aos escritórios, embora um em cada cinco, nos Estados Unidos, ainda trabalhe em casa em tempo integral, segundo a companhia. 

Desde 2014, a IBM gastou US$380 milhões renovando seus locais de trabalho nos Estados Unidos, que agora possuem todas as características dos novos projetos híbridos – espaços abertos, paredes com lousas brancas, sem escritórios, mesas em que é possível trabalhar de pé ou sentado, salas para trabalhos em grupo e para o uso de telefones. 

A IBM, segundo Cuevas, vice-presidente de estratégia e operações de imóveis, oferece aos funcionários até dez configurações diferentes de locais de trabalho. Em janeiro, a companhia também reformou sua sede em Armonk, em Nova York, e fez com que os executivos sêniores trocassem seus escritórios com painéis de madeira por locais menores, envidraçados e sem portas. 

A Boston Consulting Group também adotou o novo desenho, com dois objetivos em mente: fazer com que as pessoas frequentem o escritório em vez de evitá-lo e encorajar mais “encontros casuais”, que podem levar os trabalhadores a trocar ideias e construir relacionamentos. 

Seu antigo escritório no centro de Manhattan era um espaço tradicional. “Muitas portas, muitos pilares, nenhum lugar para realmente reunir as pessoas, e os funcionários comiam em suas mesas”, conta Ross Love, sócio sênior de Nova York. 

O novo espaço, no prédio Hudson Yards, no oeste de Manhattan, é um projeto aberto híbrido. Desde que a empresa se mudou em novembro, a maioria dos consultores vêm frequentando o escritório muito mais do que faziam no antigo prédio. 

Para medir as interações informais, a Boston Consulting contratou uma startup no campo emergente das análises de locais de trabalho, a Humanyze, nascida do Laboratório de Mídia do MIT. A firma monitora os movimentos físicos dos colaboradores, as reuniões e os padrões de comunicação. 

Foram feitos dois testes com cerca de 100 funcionários, antes e depois da mudança. No novo espaço, os trabalhadores gastaram de quatro a cinco horas por semana a mais em interações rápidas e não planejadas. E passaram menos tempo em reuniões formais. 

Em pesquisas, os trabalhadores da empresa dizem que estão conseguindo fazer mais e mais rapidamente no espaço renovado. Mas o resultado, admite Love, é difícil de medir por enquanto. 

“É como aumentar a velocidade do relógio no computador. Se você acelera as coisas, deve ser capaz de fazer mais”, diz ele.