Pare de perder tempo: 7 ferramentas para você organizar sua rotina no trabalho

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Capacidade de organização é algo tão valorizado que existe até uma profissão só para isso. O personal organizer é alguém contratado especificamente para colocar ordem em algum aspecto da vida de outra pessoa.

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Porém, não é preciso ser um especialista para conseguir dar sentido ao caos, especialmente no trabalho. Basta encontrar um método que seja satisfatório. São várias opções, entre digital e no papel, online e offline, que podem ser combinadas ou usadas individualmente, todas com o mesmo objetivo: tornar a vida mais fácil.

Listamos sete opções para quem quer deixar a vida menos bagunçada:

1. Agendas de papel

É o método mais comum de organização, mas está vivo até hoje porque funciona. Há estudos que apontam que escrever à mão é mais eficiente para a memorização do que digitar, então, se ater ao tradicional na hora de se organizar pode ser uma boa saída. Os modelos são vários e há quem tenha até mais de uma agenda ao mesmo tempo, separando, por exemplo, itens da vida pessoal e profissional.

Além das diárias, mais comuns, quem acha que uma folha para cada dia é coisa demais ou não dá uma boa visão do todo pode optar por agendas semanais. Alguns modelos são feitos para serem deixados sobre a mesa, facilitando a visualização sempre que é preciso agendar algum compromisso.

2. Calendário eletrônico

Aqueles que preferem ter tudo na nuvem podem escolher os calendários eletrônicos. O mais comum é o do Google, que permite sincronização com o Gmail e acrescenta compromissos, como voos ou reservas de hotéis, automaticamente à grade. Ele também pode ser sincronizado com outras ferramentas, como planejadores digitais e aplicativos que automatizam tarefas.

Outras opções bem conhecidas são o Apple Calendar, para quem usa o sistema iOS, e até mesmo o Microsoft Outlook, que oferece um calendário digital, lista de tarefas e agenda de contatos além da caixa de e-mails.

3. Planejador digital

Já quem precisa alinhar as tarefas de várias pessoas pode optar por planejadores digitais coletivos. Aplicativos como Trello, Asana, Wunderlist e Slack ajudam equipes a manter a ordem mesmo nos processos mais complicados e cheios de etapas. Cheios de possibilidades e com autonomia para todos os integrantes, são uma boa forma de ter uma visão do todo e do andamento de diferentes partes.

Outra vantagem dessas ferramentas é que elas são extremamente visuais, possibilitando que os membros acrescentem imagens e definam padrões por cores, por exemplo. São, na verdade, lista de tarefas dentro de outras listas, que podem ser etiquetadas e dispostas dentro de um cronograma.

4. Listas de prioridades

Além de organizar tudo o que precisamos fazer, outra dificuldade é definir quando fazer cada coisa. Como pode ser difícil visualizar o que deve vir antes, uma opção é usar um método conhecido como Matriz de Eisenhower, que consiste em dividir as tarefas de acordo com sua urgência e importância. Os quatro quadrantes da matriz são, portanto: urgente e importante, não urgente e importante, não importante e urgente e não urgente e não importante.

O que é urgente e importante deve ser feito imediatamente; aquilo que é importante, mas não é urgente, deve ser agendado para algum momento em um futuro próximo; tarefas urgentes, mas não importantes podem ser delegadas a terceiros; e, por fim, o que não é nem importante, nem urgente, pode ser eliminado.

5. Automatizadores de tarefas

Os mais esquecidos ou aqueles que fazem muitas coisas que poderiam ser resolvidas por um robô podem usar automatizadores de tarefas como o IFTTT. A sigla significa “If this, than that” – que, em português, quer dizer “Se isso, então aquilo” – e explica muito bem a função do aplicativo: se uma coisa acontecer, então uma tarefa deve ser executada. Um exemplo simples: se a previsão do tempo for de chuva, o aplicativo deve fazer soar um lembrete para levar um guarda-chuva na hora de sair de casa.

No trabalho, é possível criar, por exemplo, um item em uma lista de tarefas para cada chamada perdida no seu celular, evitando o esquecimento de retornar a ligação. Para quem quiser mais opções, há várias alternativas ao IFTTT, como o CloudWork, Integromat, Automate.io e Zapier.

6. Bullet journal

Criado pelo designer americano Ryder Carroll, o método do bullet journal é mais uma opção para quem prefere o papel, mas com muito mais flexibilidade do que as agendas convencionais. O objetivo é ser conciso para conseguir organizar as tarefas, a vida pessoal, hábitos que precisam ser mudados ou reforçados, as finanças - praticamente qualquer coisa.

A proposta é que cada um use o bullet journal da maneira que achar mais adequada, podendo criar seus próprios símbolos para uma referência visual rápida e vá acrescentando informações que achar necessárias. É um grande misto de diário, agenda e lista de tarefas e pode ser uma mão na roda no ambiente de trabalho, reunindo em um só lugar de livros a serem lidos até reuniões agendadas e canceladas.

7. Sistemas empresariais

Outra opção para organizar a equipe é colocar todo mundo para falar a mesma língua digital. Padronizar o sistema de organização de todos na empresa ajuda na hora de sincronizar e compartilhar informações. Ainda que muitas organizações já usem o mesmo sistema, como o Office 365, por exemplo, muita gente não explora todas as possibilidades das ferramentas e acaba sofrendo à toa.

As informações ficam armazenadas na nuvem, podendo ser acessadas a qualquer momento, em qualquer lugar por todos os envolvidos. O Google Suit e o Zoho são alternativas ao produto da Microsoft.