Apesar das redes sociais e o WhatsApp já terem invadido o meio corporativo como ferramentas de comunicação, o e-mail segue como o mais utilizado e indicado para troca de mensagens de trabalho. No entanto, muitos profissionais importam alguns hábitos das mensagens pessoais para a rotina da empresa e acabam por cometer deslizes que comprometem sua imagem.
“Por meio de um contato virtual, nossa imagem pode ser percebida de uma forma positiva ou negativa. Ela ficará comprometida, por exemplo, se você enviar um e-mail corporativo sem pontuação correta, parágrafos, saudações e despedidas”, diz Samar Jordão, instrutora de etiqueta e postura corporativa e ouvidora geral da FAE.
Para garantir uma comunicação eficaz e adequada para o meio profissional, Samar Jordão e Licia Egger, consultora de imagem e etiqueta corporativa, dão algumas dicas. Confira:
Linguagem correta
Excesso de formalidade e distanciamento, como antigamente, já não é necessário, exceto em caso de contato com uma autoridade, o que exige certos protocolos. Mas é imprescindível utilizar a norma culta do português, sem gírias ou abreviações, e com uso da ortografia correta. Também é preciso ser cordial e educado. Para começar, um “olá” ou “boa tarde”, é simpático e adequado. No encerramento, pode ser um “atenciosamente”, “respeitosamente”, “até breve” ou mesmo “um abraço”. “Evite sempre mandar beijos, principalmente para alguém do sexo oposto, o que pode soar estranho”, alerta Licia.
Seja breve
É necessário ser sempre objetivo, começando pelo assunto do e-mail. Poucas palavras devem resumir o teor da mensagem e chamar atenção do destinatário. A mesma objetividade serve para o corpo do texto, indo direto ao ponto já nas primeiras linhas. “Se for um assunto que exige maiores explicações, o ideal é ligar para a pessoa, pois um e-mail muito longo pode perder a atenção e ficar esquecido”, explica Licia.
Resposta rápida
O e-mail é um meio de comunicação rápido e de fácil e frequente acesso, especialmente por causa dos smartphones. Por isso é indelicado demorar mais de dois dias para responder uma mensagem, a não ser em fins de semana e feriados. “Mesmo não tendo ainda uma posição sobre o assunto, retorne sinalizando que você esta em busca de uma solução”, recomenda Samar Jordão.
Atenção aos destinatários
A recomendação é que se preencha o campo do destinatário depois de revisar a mensagem, para não correr o risco de apertar algum botão e enviá-la sem querer, antes de estar completa. No caso de um e-mail para muitos destinatários, o ideal é incluir os endereços por ordem alfabética ou hierárquica, para evitar que alguém ache que foi lembrado por último. Outro cuidado é excluir uma conversa anterior que possa vir anexa a um e-mail encaminhado.
Revisão dupla
O corretor ortográfico e a falta de atenção podem pregar algumas peças. A recomendação é revisar a mensagem, desde o destinatário selecionado até a grafia das palavras e a concordância. Na diagramação, as especialistas recomendam uma fonte simples, letras minúsculas e em cor sóbria, nada de fontes infantis em tons extravagantes . “No mundo virtual, escrever o texto com letras maiúsculas é o mesmo que gritar. Se necessário destacar algo mais importante, use negrito ou itálico”, alerta Samar. Outra dica é ler com atenção à mensagem antes de responder. Na pressa, corre-se o risco de não entender o conteúdo e responder algo diferente do solicitado.
Seja profissional
Nunca é demais reforçar que um e-mail corporativo deve ser utilizado unicamente para assuntos profissionais, pois, além de ter a imagem da empresa vinculada, uma mensagem com assunto pessoal pode prejudicar o funcionário. Muitas companhias têm acesso às mensagens enviadas pelo seu servidor. Por isso, a dica é manter sempre um e-mail pessoal paralelo para este fim.