Análise deve preceder escolha
Antes de investir em um software só para seguir os passos da concorrência, é preciso avaliar a aplicabilidade do programa no seu negócio. O conselho é do coordenador estadual do programa de desenvolvimento do Setor de Tecnologia da Informação do Sebrae Paraná, Ricardo Almeida Pereira. "Não adianta nada um restaurante registrar o pedido dos clientes por meio de um palm-top se nem mesmo automatizou o controle do fluxo de caixa", exemplifica.
Ele ressalta que o mercado oferece produtos que focam necessidades específicas, como controle de estoque ou gestão de pessoas, e pacotes que incluem todas as funções. "O ideal é pagar por soluções completas, que vão do início ao final do processo. Também há softwares específicos para nichos de mercado, desde reparadoras de pneus até farmácias", diz.
Segundo o diretor da empresa MobiOn Tecnologia, José Manuel Catarino Barbosa, quem pensa em adquirir um software de gestão também deve levar em conta os gastos indiretos relacionados à aquisição, pois alguns programas exigem computadores mais sofisticados. A cadeia de despesas também inclui a licença do programa e os custos mensais de manutenção do software. De acordo com ele, uma das formas de baratear o processo, é pagar por um serviço de processamento de dados, acessando o software pela internet.
Segundo Gilsinei Hansen, diretor de software da Totvs, uma das maiores empresas de software de gestão do Brasil, quem compra a licença de uso paga um valor único para a aquisição e uma mensalidade de manutenção. Já no modelo de acesso pela internet, o usuário paga um aluguel mensal, além da taxa de manutenção.
Durante um bom tempo, Júlio César Urban usou os computadores de sua empresa, a Idealiza Eventos, de forma limitada: apenas para mandar e-mails, redigir documentos e guardar informações. De 1995 para cá, porém, ele passou a explorar melhor as potencialidades do equipamento e descobriu como aumentar a eficiência do negócio com programas de cruzamento de dados. Hoje a organização conta com a ajuda de softwares que indicam oportunidades internacionais de atuação e apresentam o programa diário de trabalho da empresa. "A Idealiza surgiu em 1988 para organizar congressos e convenções. Chegamos a ter 30 funcionários e atualmente contamos com cinco. Mesmo assim, a produtividade por pessoa é maior hoje, por causa do investimento em tecnologia", afirma.
Segundo Roberto Clementi, diretor de operações da empresa de software Sofhar Gestão e Tecnologia, os programas de gestão reúnem, organizam e relacionam informações ligadas às transações diárias de uma empresa, como faturamento, fluxo de caixa e cadastro de clientes. Também é possível anexar dados de mercado e a respeito dos concorrentes. "Com esses softwares você consegue ter acesso a um conjunto de dados que ajudarão na tomada decisões. Dados que de outra forma seria muito difícil recuperar no momento certo", explica. Ele ressalta que existem no mercado programas com funções genéricas e outros com soluções específicas para determinados nichos, como farmácias, bancos, escolas ou hospitais.
A opção de Urban foi por um serviço desenvolvido especialmente para o seu segmento. Em 2000, a empresa se filiou à Associação Internacional de Congressos e Convenções (ICCA, na sigla em inglês) e passou a acessar o banco de dados da instituição. "Se há um congresso mundial que acontece de quatro em quatro anos, o programa te dá todo o histórico do evento, como número de participantes, de onde eles vieram e em que locais o congresso já foi realizado", descreve Tatiana Carline Burger, coordenadora de eventos da Idealiza. Como complemento ao banco de dados, é utilizado um software que organiza informações sobre o andamento dos trabalhos da empresa. "O programa estabelece prioridades. Ele lembra quando temos que fazer uma ligação ou que dia temos que mandar propostas para um congresso", exemplifica Urban.
Os softwares de gestão também facilitam o trabalho diário na Editora Aymará, que este ano passou a utilizar um sistema para integrar informações de departamentos internos. "Com essa integração conseguimos, por exemplo, elaborar um orçamento com muito mais agilidade", afirma Marcela Nicolini, gerente de governança corporativa da Aymará.
No Colégio Marista Paranaense, o computador facilita o processamento de dados pessoais e pedagógicos de todos os alunos e permite o gerenciamento de informações sobre inadimplência e oferta de bolsas de estudo. "O sistema permite fazer um comparativo da evolução do aluno", explica Thaís Santos Bueno, analista do setor de Tecnologia da Informação da escola.
Segundo Urban, o investimento é alto e o retorno, demorado. Mas permite que pequenas empresas fechem grandes negócios. "Saímos de um faturamento de US$ 3 milhões por ano para US$ 10 milhões. E a nossa receita líquida passou de US$ 300 mil para US$ 1 milhão", contabiliza.