Sim, a ferramenta de apresentação PowerPoint pode ser realmente útil, assim como softwares similares -- o recém-lançado Google Presentation, por exemplo. Não, muitas pessoas ainda não sabem como usá-las e, por isso, esses programas acabam funcionando como um grande motivador para o absoluto tédio entre a platéia. Para evitar que o público caia no sono toda vez que você começar a exibir slides, o G1 elaborou um guia sobre como fazer boas apresentações.
Se você nunca mexeu no PowerPoint ou no Google Presentation, pode começar lendo este turorial do blog "Tira-dúvidas" do G1, em que o blogueiro Fernando Panissi ensina o bê-a-bá desses dois programas. Depois de aprender como inserir textos, imagens e gráficos nos slides, é importante saber como passar essas informações ao público, pois aí está o segredo para o sucesso da apresentação. E também para manter a platéia acordada.
Maria Aparecida Bertoni, professora de informática do Senac São Paulo, dá uma dica preciosa. "Lembre-se daquele espectador que está sentado na última cadeira. Ele não enxerga muito bem, viajou cinco horas até o local da apresentação, está com sono, com fome e irritado." Ao preparar o conteúdo no PowerPoint, tenha sempre como objetivo conseguir prender a atenção dessa pessoa. Se você conseguir, certamente o mesmo acontecerá com o resto da audiência.
Preparação
Para isso, os cuidados começam antes da preparação dos slides. Antes de mais nada, organize suas idéias, dividindo tudo o que você deseja expor em princípio, meio e fim. É importante calcular o tempo de apresentação e distribuir os slides dentro desse período, para não provocar correria ou muita lentidão na tela. Bertoni sugere a regra do "10, 20 e 30": dez slides apresentados durante 20 minutos com fontes no tamanho 30. Você pode ir além desses limites, mas lembre-se: não exagere.
Sérgio Ricardo Araújo, instrutor do pacote Office da escola de tecnologia Impacta, aconselha o uso de gráficos "limpos" - eles não devem ser carregados de cores, desenhos, texturas ou outras informações em excesso. "Ao contrário do que se pensa, o uso descuidado dos efeitos pode roubar a cena. Esses recursos devem funcionar para introduzir as pessoas ao assunto da apresentação, e não para tirá-las dele", explica o professor.
Na hora de preparar os slides, escolha também uma fonte adequada para a apresentação, e ignore as alternativas mais exóticas (como a Monotype Corsiva, por exemplo). Evite, a todo custo, textos longos: o importante é escrever nos slides palavras-chave para expor sua linha de raciocínio. Se a idéia fosse fazer a platéia ler as informações, você poderia simplesmente enviar as informações por e-mail.
Depois de todo o conteúdo pronto e organizado, Araújo sugere a realização de uma apresentação teste para alguém que não participou da elaboração. Com isso, é possível avaliar se os tempos de exibição de cada tela são suficientes para leitura, compreensão e para a exposição das idéias do apresentador. E nunca se esqueça de passar o corretor ortográfico, evitando constrangimentos na hora da exibição dos slides.
Hora H
Muitas pessoas erroneamente abusam dos textos para poderem, assim, se esconder atrás dos slides do PowerPoint. "O apresentador deve sempre chamar a atenção do público para ele, e dar foco nos slides somente para pontuar algumas informações. Ele não pode usar essa ferramenta para se esconder", explicou Glaucia Santos, consultora de recursos humanos da Catho Online. A especialista ressalta a importância de o apresentador usar um tom de voz alto e com bastante vitalidade para manter o público atento.
Se a apresentação durar mais de 20 minutos, o que geralmente acontece, é importante dividi-la em blocos e criar uma atividade entre eles, para quebrar a monotonia. Vale aí fazer perguntas para a platéia responder ou propor uma atividade em grupo realizada em poucos minutos. Nada de optar pelo velho "alguma dúvida?" e emendar mais um bloco de explicações, se não quiser flagrar a platéia olhando no relógio.
Inovações, desde que feitas com bom senso, são bem-vindas. Em 2003, por exemplo, dois arquitetos europeus criaram um formato diferente para divulgar um espaço de eventos multimídia em Tóquio, no Japão. Surgia aí a Pecha Kucha Night, um evento realizado em 80 cidades de todo o mundo que consiste em uma forma artística de usar o PowerPoint. Cada participante deve mostrar 20 imagens, cada uma durante 20 segundos, totalizando seis minutos e 40 segundos no telão.
O consultor criativo André Czarnobai, um dos responsáveis pela Pecha Kucha Night em Porto Alegre, acredita que novidades podem realmente prender a atenção do público. Ele se refere às apresentações artísticas, mas, se feitas com cuidado, novidades também podem agradar no universo corporativo. "Quem promove surpresas e aposta no inesperado sempre arranca as melhores reações da platéia. Por outro lado, a platéia boceja quando tudo é muito previsível", diz Czarnobai.
