Tem gente que odeia reunião. E não é para menos. Às vezes elas são longas, chatas e o pior: não resolvem nada, o que cria a necessidade de se fazer outra. O resultado é que as pessoas perdem tempo, enquanto a empresa perde dinheiro. Com planejamento, organização e disciplina, é possível tornar as reuniões rápidas e produtivas. E passemos ao próximo tópico.
Uma pesquisa preliminar da consultoria Tríade do Tempo, realizada com mil profissionais, mostra que 66% das pessoas acham improdutivas as reuniões das quais participam. "Nós acompanhamos reuniões em empresas e vemos que elas geralmente não são eficientes", diz o especialista em gestão do tempo Christian Barbosa, diretor-executivo da Tríade. "O principal problema é na convocação da reunião: não há objetivo, nem pauta e são chamadas pessoas demais, algumas que não agregam nada."
Segundo Barbosa, a ocorrência de uma reunião deve ser avisada com antecedência, no mínimo um dia, mas de preferência dois dias antes. O objetivo também deve ser transmitido aos participantes, que podem então se preparar e pesquisar o que vão falar. Na condução da reunião, é necessário que seja definido um líder, que vai manter o foco e evitar a divagação. "A reunião ideal deve ter no máximo 90 minutos, que é o tempo médio de um filme, quando a pessoa fica concentrada. Com tempo mais curto, as pessoas ficam menos tempo divagando", compara. A pesquisa da Tríade do Tempo mostra ainda que 90% das pessoas gastam em média de quatro a oito horas por semana em reuniões. Porém, não há um tempo ideal para este aspecto. "Varia conforme o negócio."
De acordo com a instrutora do Senac-PR Cristina Correia, que ministra o curso Como Planejar e Coordenar Reuniões, existem três tipos de reunião: a informativa, a coletora de informações e a livre. A primeira é para apenas informar sobre uma novidade da empresa, como uma mudança de cargo importante ou uma nova estratégia, enquanto a segunda é para ouvir sugestões dos funcionários. A livre é a mais comum, para discutir um assunto, trocar idéias e tomar decisões. Em todas, no entanto, a regra é a mesma: fazer um planejamento, determinar uma pauta e não fugir do assunto na hora da conversa.
Por isso, se uma reunião é para anunciar algo, não adianta abrir espaço para discutir o que pode acontecer, porque ninguém vai ter se preparado. O certo é marcar outra reunião, para outro dia. "O planejamento é fundamental, quando se pensa quais assuntos vão ser debatidos, em qual lugar vai ocorrer a reunião e quem vai ser chamado. De vez em quando, a pessoa monta a pauta, mas foge do assunto. O certo é sempre ser objetivo e rápido."
Outra dica é não chamar gente demais ou misturar profissionais de diferentes setores, cargos e escolaridades, que podem não se entender. "Alguém pode entrar mudo e sair calado."
O presidente da consultoria em recursos humanos Manager, Hélio Rangel, lembra que existe outro tipo de reunião, que não exige tanto planejamento como as outras. "Existem reuniões de 'brainstorming' [que instiga a criatividade dos participantes], que não têm tópicos. Mas elas são mais na área comercial. De qualquer forma, o líder tem que dar uma controlada. Uma hora abre mais, outra fecha mais", orienta. Rangel concorda que é preciso objetividade para uma reunião funcionar. "O certo é colocar o assunto na mesa e chegar à conclusão, sem divagar", orienta. Agora, se o gestor começa a divagar, fica complicado. "Dependendo do relacionamento com o líder, é possível dizer que a reunião está saindo do foco." Mas sem divagação, porque esta reunião acabou.
* * * * *
Serviço:
Tríade do Tempo: www.triadedotempo.com.br
Senac-PR: (41) 3219-4818 e www.pr.senac.br
Manager Assessoria em Recursos Humanos: (41) 3362-2976 e www.assessoriarh.com
