Tudo na mais perfeita ordem

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Segundo a Teoria do Caos, é o acaso que rege o universo e a vida não é uma mera seqüência de acontecimentos programados. Filosofia à parte, caos mesmo é ter de revirar o próprio quarto atrás de um trabalho acadêmico. Da semana passada que seja. Em meio à enxurrada de informações do cotidiano, separar e organizar tudo o que interessa virou um desafio dos tempos modernos.

"Primeiro, é preciso pensar no que se quer guardar por que quer guardar e qual o uso que será feito daquilo no futuro", explica Sandra de Fátima Santos, professora do curso de bacharelado em Biblioteconomia e Documentação da PUCPR. Não existe fórmula pronta nem mágica para guardar informação. Ainda assim, mesmo quem não costuma arrumar nem as meias na gaveta pode aprender noções básicas.

Em primeiro lugar, é preciso escolher bem o vocabulário. Palavras-chave, fáceis de identificar, são uma forma rápida de recuperar informação. Comece organizando pelo tipo de material. Em seguida, divida pelo assunto, separando os tópicos de maneira cronológica.

Quem precisa guardar recortes de jornais ou revistas pode montar em casa uma pequena biblioteca de periódicos, a chamada hemeroteca. O processo é o seguinte: recorte o que lhe interessa do jornal e cole numa folha de papel sulfite; acrescente as referências de assunto e data e arquive. Pode ser em envelopes ou caixas. "É uma biblioteca barata, que todo mundo pode ter. É bem resumida e não ocupa muito espaço", argumenta Sandra de Fátima Santos.

No ambiente digital, o processo de organização não tem muitos segredos e segue os mesmos princípios de uma biblioteca "de verdade". De acordo com o coordenador de cursos superiores em informática da Opet, Luciano Gavinho, a dica é não complicar. Crie diretórios (pastas) e subdiretórios e ajeite tudo dentro. Para acessar os dados com maior facilidade, o professor sugere ter à vista os ícones das pastas em que se costuma guardar as informações. Inclusive existem programas de computador gratuitos que funcionam como organizadores automáticos.

Mas atenção: não adianta criar um milhão de diretórios. Tudo deve ser proporcional à quantidade de informações acessada. "Imagine o computador como se fosse um armário. Como eu faria para arrumar tudo isso?", compara Gavinho. Ele sugere ainda fazer backups regulares. A maioria dos provedores de hoje em dia disponibiliza espaços para o armazenamento de dados.

Seja no computador ou trabalhando com material palpável, a regra básica é não deixar nada para depois. Caso contrário, as informações vão se acumulando e perde-se o controle. Caso não haja espaço para guardar muitos livros, por exemplo, pode-se doá-los a uma biblioteca pública. Se precisar do material um dia, vai saber onde está. Uma pitada de organização pode fazer uma grande diferença no dia-a-dia. O resto, melhor deixar por conta do acaso.