Arquivo
Ocorrências geram histórico do condomínio
A indicação é que os livros de ocorrência, ou boletins onde são registradas as reclamações, sejam arquivados. "Dessa forma cria-se um histórico sobre o condomínio. Se surgir uma reclamação, pode-se pesquisar e ver se a situação é recorrente ou como foi resolvida anteriormente", comenta Nilton Savieto, síndico profissional e consultor do portal SíndicoNet.
Além do livro ou de boletins em pastas, outra forma de registrar os acontecimentos do condomínio é por meio do site do empreendimento ou por e-mail. "Facilita a vida do administrador, pois a comunicação fica arquivada. São ferramentas mais individualizadas e com os devidos cuidados não há risco de expor os vizinhos", diz.
No Parque Fazendinha, Siomara não abre mão do sistema tradicional. Ela organiza os boletins em pastas exclusivas para cada bloco. "Se há uma nova reclamação sobre o mesmo vizinho ou a mesma situação, podemos resgatar e isso vai pesar na avaliação", conta.
Bom senso
O registro de ocorrências no condomínio não deve ser feito à toa. Muitas questões podem ser resolvidas com mediação do síndico e uma boa conversa, pois um problema particular exposto no livro onde todos os condôminos tem acesso pode gerar discussão judicial.
Quase 3 mil pessoas vivem no residencial Parque Fazendinha, em Curitiba, no bairro de mesmo nome. Com 32 torres, que abrigam 640 apartamentos, o condomínio tem movimentação similar à de um pequeno bairro e traz um desafio: como administrar tantos moradores?
Mesmo em uma época em que informações são geridas por computador, o famoso "livro preto" mantém seu lugar cativo no residencial. Com a ajuda dele, síndicos tomam conhecimento da rotina das famílias e de seus problemas e podem tomar decisões para colocar ordem na comunidade.
O registro dos moradores no livro é à moda antiga, à base de papel e caneta. O sistema funciona com boletins de ocorrência e não são poucos. Em média, cinco vezes por dia alguém procura a secretaria do condomínio e pede uma folha do livro para registrar sua reclamação.
"Cada bloco do condomínio tem uma pasta. O morador escreve a queixa, explicando o que está acontecendo. Avaliamos todos os registros, um por um", explica a conselheira do condomínio, Siomara Katowski. O preenchimento das folhas requer a descrição completa do caso, além de data, hora, nome dos envolvidos e identificação da unidade que está fazendo a reclamação.
Siomara conta que os principais geradores de ocorrências são danos causados nos carros, barulho de vizinhos durantes festas ou reuniões, crianças em férias circulando pelo condomínio e o ruído dos pets.
"Cada queixa é recebida pela secretaria, que passa o caso para a administração. A partir daí, o prazo é de 48 horas para que os administradores apresentem uma solução", explica Siomara, que foi síndica do condomínio por 10 anos. A resolução é , então, descrita e arquivada junto com o boletim de reclamação.
O livro de ocorrência é fundamental, salienta a experiente conselheira. Nele o condômino leva ao conhecimento do síndico fatos que requerem medidas administrativas, como o carro riscado, a festa barulhenta do vizinho que avançou a madrugada ou o comportamento inadequado de funcionários do residencial.
Espaço necessário
Boletim, livro ou online: independente do formato, é recomendável que todo condomínio ofereça um espaço para que os moradores registrem o que acharem relevante. "Dessa forma, o condomínio não poderá se eximir da responsabilidade. Muitas vezes, os administradores não sabem o que está acontecendo até que a reclamação seja formalizada", explica o vice-presidente de condomínios do Sindicato da Habitação (Secovi-PR), Dirceu Jarenko.
No entanto, essa ferramenta precisa ser utilizada com moderação e cautela e quem faz esse filtro é o síndico. "Nem tudo que acontece merece ser registrado. O síndico deve avaliar quais situações podem ser resolvidas com uma conversa", avalia Jarenko. "Há casos em que não cabe dar publicidade a um fato. Alguns não dizem respeito aos demais moradores e podem ser resolvidos apenas entre os condôminos envolvidos", aponta Jarenko.
Ele dá uma dica para fazer essa avaliação. "Se o problema só atinge um condômino, é provável que um bom papo seja suficiente. Se uma pessoa chega todo dia tarde, usando salto alto, pode estar incomodando o vizinho do andar de baixo sem saber. A melhor atitude nesse caso é propor uma conversa, sem expor a situação", explica.
Cursos e especializações para atuar como síndico
A responsabilidade de mediar conflitos e gerenciar condomínios não é para amadores. Cada vez mais, quem atua como síndico deve buscar qualificação. Em Curitiba, o Secovi-PR e o Centro Europeu oferecem cursos específicos.
"Administrar o livro de ocorrências é uma das funções do síndico, que exige imparcialidade, bom senso e técnicas de mediação. O responsável não deve expor situações críticas, que podem inclusive gerar ações judiciais ", exemplifica Dirceu Jarenko, vice-presidente de condomínios do Secovi-PR. Nos cursos, os síndicos aprendem como enfrentar situações delicadas, reclamações entre os condôminos e outros detalhes da administração.
O Secovi-PR oferece cursos todos os meses. Sempre é abordado um tema diferente, inclusive o gerenciamento de conflitos entre vizinhos. Com duração entre três e nove horas de duração, os cursos custam de R$ 50 a R$ 150. Para síndicos de condomínios filiados ao Secovi, não há custos. No Centro Europeu, o curso de síndico tem carga horária de 24 horas. A próxima turma começa em maio. Serão três encontros, todo sábado, entre 11 e 25 de maio.
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