Cresce procura por serviços de guarda de documentos e digitalização

Se há um “novo normal” que pode ser dado como certo após a pandemia do Covid-19 será a manutenção do modelo de home office, de forma muito mais organizada, já que em um primeiro momento os colaboradores foram postos em quarentena “a toque de caixa”.

O primeiro passo dos líderes de negócio na avaliação do novo modelo de negócio tem sido identificar quais colaboradores realmente precisam trabalhar de forma presencial nos escritórios e, em segundo lugar, como entregar as informações de forma segura para aqueles que estiverem em home office. E, com a oferta de inovadoras ferramentas de comunicação, a conclusão parece ser de que a maior parte dos colaboradores pode perfeitamente trabalhar de forma remota.

Com essa avaliação, o segundo passo é determinar qual será o tamanho necessário do novo escritório, onde os colaboradores provavelmente não terão uma “mesa”, e sim uma estação de trabalho, o que tem levado o mercado imobiliário a esperar um esvaziamento dos espaços locados nos próximos meses, quando muitos dos contratos em vigor deverão começar a serem renegociados.

Por conta de todo esse movimento, já percebemos um aumento na procura por serviços de guarda de documentos e de digitalização, mais um sinal de que as empresas realmente vão reduzir os espaços dos escritórios e que, também, vão aderir ao modelo de home office.

Mas essa mudança para o modelo de home office precisa ser bem planejada, não é apenas entregar uma máquina, uma cadeira confortável e mandar o funcionário para casa. Ele precisa dispor de todas as ferramentas e informações para dar continuidade às suas tarefas e manter a sua produtividade.

Vamos tomar como exemplo o RH, setor repleto de documentos dos mais variados tipos. Se a documentação estiver disponível apenas no formato físico em gavetas de arquivos, ou em pastas isoladas em cada máquina, ninguém vai conseguir fazer seu trabalho de casa.

Aí é que entra em cena as outras tendências que estamos observando: a procura por um espaço fora do escritório para a guarda desses documentos durante todo o seu ciclo de vida. E, também, uma estratégia robusta para que essas informações possam ser compartilhadas por todos os funcionários em suas casas, seguindo políticas de segurança, o que é possível com a digitalização e integração de todos os dados, indexados, em uma plataforma única de gestão documental.

Claro que o contato face a face nunca deixará de existir. Mas um encontro presencial, tão necessário para construir um bom ambiente de trabalho, não precisa ser realizado em uma sala exclusiva para reuniões no escritório, que na maior parte do tempo fica ociosa.

Na verdade, com um eficiente serviço de gestão documental, a reunião pode perfeitamente, por exemplo, ser feita em um espaço alugado por 2 horas em um coworking, já que documentos e informações estarão sempre disponíveis na nuvem e podem ser acessados com toda a segurança de qualquer lugar, de qualquer dispositivo, a qualquer hora. É o “novo normal”.

Marcelo Carreira, diretor de marketing da Access.