Como planejar viagens em grupo sem perder a cabeça ou os amigos

De despedidas de solteiro a reuniões familiares, as viagens em grupo são uma oportunidade de explorar o mundo ao lado de pessoas queridas. Elas também têm o potencial de se transformar em uma bagunça na hora do planejamento, com agendamentos, tomadas de decisões e questões financeiras culminando em uma discussão aparentemente sem fim e com resultados possivelmente desanimadores. Mas não precisa ser assim.

Reunimos, aqui, dicas e ferramentas para ajudar você a planejar o próximo passeio em grupo e esperamos que elas façam com que todos se concentrem na diversão, e não na logística.

1 - Entenda a dinâmica do seu grupo

O primeiro passo ao planejar uma viagem bem-sucedida: garantir que os participantes tenham um bom convívio.

"Quem vai viajar? Um grupo de amigos ou algumas famílias? É uma viagem de diversas gerações que compreendem faixas etárias diversificadas? Essas informações devem ser avaliadas juntamente com o nível de atividade, zonas de conforto e quem vai dividir o quarto com quem", explicou Kate Doty, diretora-gerente de exclusividade da agência de viagens de aventura Geographic Expeditions (GeoEx).

Entender a função de cada um no grupo é importante também. "Alguém no grupo será o líder natural. Seja honesto em relação a isso! Encontre oportunidades para falar sobre esses assuntos com humor e leveza", continuou Doty.A dinâmica de grupo pode ser essencial para determinar onde ficar. As famílias podem preferir a comodidade e a infraestrutura de um hotel ou resort. Grandes grupos de amigos podem escolher procurar a hospedagem em sites de aluguel de casas como o VRBO e o Airbnb.

Ali Killam, especialista em tendências do consumidor do Airbnb, recomenda criar uma lista de desejos compartilhada e convidar os integrantes do grupo a incluir itens e votar nos favoritos. "Determine o que é mais importante para o grupo quando o assunto é acomodação – uma piscina, uma cozinha grande, a proximidade da cidade ou da praia – e escolha os possíveis locais seguindo esses filtros", ensinou.

2 - Aplicativos de compartilhamento são vitais

Uma vez definido o grupo, descubra quando cada um estará disponível. O aplicativo Doodle, por exemplo, permite que os usuários criem uma pesquisa on-line de possíveis datas de viagem e depois votem nas opções de preferência. O Tried e o Google Sheets são uma maneira honesta de organizar opções de destinos, hospedagem e muito mais em uma planilha e acompanhar quando e como as pessoas viajarão.

Além da planilha, o TripIt é um aplicativo de criação de itinerários que permite recolher detalhes de voos, hotéis, aluguel de carros e outras informações em um itinerário mestre – a função "Inner Circle" do app possibilita que você compartilhe a rota com outros membros do grupo.

Outras maneiras de se comunicar, além das intermináveis séries de e-mails: organize um grupo no Facebook ou no WhatsApp para enviar mensagens tanto no planejamento quanto na viagem.

O Google Docs é uma opção para compartilhar eventos e sugestões, além de outras informações importantes. E, se você planeja registrar suas viagens pelo Instagram, criar uma hashtag divertida para o grupo é uma boa maneira de manter o registro das lembranças.

3 - Descomplique a parte financeira

É possível monitorar os gastos com o uso de uma planilha, mas, mesmo assim, é bastante trabalhoso definir a parte de cada um e quem deve o quê. O Splittr e o Splitwise são aplicativos móveis gratuitos e bastante populares que rastreiam, distribuem e, por fim, equilibram as despesas; podem ser usados no modo off-line e em diversas moedas.

Já o Splitwise foi concebido originalmente para servir as pessoas que dividem imóveis, mas pode ser reaproveitado no universo das viagens – além de estar diretamente integrado ao aplicativo de pagamento Venmo, que permite ao usuário fazer pagamentos e receber dinheiro sem intermediários.

Se você quiser presentear amigos ou familiares com viagens de táxi gratuitas durante o passeio, o Uber Eventos permite que você crie um código para cobrir os custos de transporte do seu grupo, incluindo opções para customizar a janela de horário, a localização e o raio de partida.

4 - Consiga promoções para o grupo

Procurar promoções para grupos pode ser trabalhoso, mas a pesquisa geralmente rende uma boa economia. Recentemente, a Amtrak lançou o Share Fares, que oferece descontos progressivos em passagens quanto mais pessoas viajarem juntas. Se a reserva for feita com, pelo menos, três dias de antecedência, esse programa pode reduzir os preços das passagens em até 35% para grupos de quatro pessoas.

Brian Kelly, conhecido na internet como The Points Guy (O Cara dos Pontos), fez carreira ao tentar entender as complexidades dos programas de fidelidade das companhias aéreas e cartões de crédito. Em seu site, publicou um artigo gratuito, "Ultimate Guide to Points, Pooling and Sharing" (O Guia Definitivo para Pontos, Acúmulo e Compartilhamento), para ensinar como solicitar o uso de milhas aéreas e pontos de cartão de crédito para as viagens em grupo.

Para começo de conversa, ele alerta contra a transferência de pontos e sugere, em vez disso, combiná-los. "Geralmente, as companhias aéreas cobram um centavo por ponto ou milha para fazer a transferência, o que invalida o valor", esclareceu.

Ele também revelou ser possível economizar se você "organizar a viagem em trechos únicos, em vez de ida e volta, e analisá-la com base em disponibilidade de pontos". Se for uma prioridade para o grupo pegar o voo em conjunto, considere deixar que aqueles que têm mais pontos comprem trechos individuais da viagem. Isso também permite que você adquira passagens de diversas empresas aéreas.

5 - Ainda em dúvida? Contrate um profissional

Kelly pode ser especialista em pontos, mas decidiu contratar um agente em uma viagem em grupo que fez recentemente à Islândia. "O número de opções ao planejar uma viagem pode ser opressor", confessou. Além disso, quando um dos amigos esqueceu uma mala no aeroporto, a empresa de turismo pôde devolvê-la ao grupo. Não estar no comando, ele garantiu, "fez com que eu aproveitasse realmente as férias!".

Outras pessoas estão tomando decisões similares: a volta dos agentes e conselheiros de viagens está crescendo. Um relatório recente, elaborado pela agência de marketing MMGY Global, observou que um número cada vez maior de millennials, especialmente de famílias de millennials, planejava usar agentes de viagem para organizar seus passeios durante 2018 e 2019.