A arte de administrar o próprio tempo

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A máxima de que cada um faz seu próprio tempo pode ser clichê, mas é verdadeira. Se no trabalho, para dar conta de todas as atividades, cria-se vários mecanismos – desde aquela pessoa que sempre lembra os horários de reuniões até os alertas de e-mail, é na vida pessoal que muitas pessoas se descuidam e se esquecem das tarefas e compromissos que precisam cumprir.

"O problema está exatamente nas coisas que não estão formalizadas com horários. Se não tem um instrumento de controle, a gente acaba deixando pra lá", reflete o professor Emílio Paiva, da pós-graduação da FAE Centro Universitário. Para ele, as pessoas normalmente acabam dando uma importância muito grande ao trabalho e deixam de lado outros aspectos. "A vida da gente tem várias dimensões e o papel profissional é apenas uma parte, não pode ser a coisa mais importante da sua vida porque é um instrumento para a realização de projetos da sua vida pessoal", argumenta.

Para conseguir acomodar todos os afazeres diários, não há muito segredo: é preciso listar tarefas e estabelecer prazos para executá-las ou ainda, se é possível, delegar para que outros ajudem. "Precisamos adquirir o hábito de colocar no papel, diariamente, tudo que eu preciso fazer e todas as pendências que tenho", lembra a profissional de coa­ching Cibele Nardi.

Com lista de atividades em mão, é mais fácil ver o que é urgente, como uma conta que tem data de vencimento, ou o que é mais importante, que tem a ver com as prioridades estabelecidas para a vida. "A gente não consegue fazer tudo, precisamos de auxílio. Quando estabelecemos prioridades, também temos de ser flexíveis com elas, analisar os riscos que isso pode ser e obstáculos que podem surgir", lembra Cibele.

E para quem tem dificuldades em estabelecer o que é prioridade, Paiva dá um conselho simples: tenha um critério, definindo qual é a maior necessidade. "Você precisa ter claro o que quer e o que é mais importante para ajudar a atingir o objetivo que estabeleceu", diz. O professor também lembra que esses objetivos podem ser variáveis e não é um problema, desde que se mantenha o foco.

Tempo relativo

Cibele pondera que, atualmente, as pessoas têm vidas extremamente ativas e muitas vezes parece que não vai dar tempo de fazer tudo. Para isso, ela é direta: tenha uma agenda, de papel ou virtual, programe as atividades e consulte-a pelo menos duas vezes ao dia. "Essa sensação de ficar com questões pendentes gera uma angústia muito grande, que causa problemas no trabalho e relacionamentos", pondera.

O relativismo do tempo tem a ver com a percepção do prazer da atividade, lembra Paiva. "Quando a gente quer ficar num local ou com alguém e é impossível, a impressão é que o tempo passa muito mais rápido. Por outro lado, uma coisa que você não gosta e te cansa, demora infinitamente", comenta.

TecnologiaConheça aplicativos que podem ajudar na organização das suas tarefas diárias:

• Nokumo: Organiza seu dia, cadastrando e classificando as tarefas de acordo com a prioridade. O aplicativo tem uma versão gratuita e outra paga (cerca de R$ 93 a licença). www.nokumo.com

• Evernote: É uma agenda virtual que sincroniza todas as notas, arquivos e imagens para qualquer dispositivo ou computador e permite que você compartilhe esses arquivos com outras pessoas. O aplicativo tem uma versão gratuita e Premium (R$ 10 mensal ou R$ 90 anual). www.evernote.com

• Wunderlist: Outro gerenciador de tarefas diárias, que permite administrar tarefas, planejar viagens e compartilhar listas com outras pessoas. O aplicativo é grátis e tem versão Pro (US$ 4,99 por mês ou US$ 49,99 por ano). www.wunderlist.com

• Yupee: Esse aplicativo é para controlar as finanças. Além de conter uma agenda financeira (fluxo de caixa), possui ferramentas para controlar metas mensais, extratos bancários, sonhos, comparação de investimentos e relatórios. Ele compila as contas mensais e também dá opção de efetuar os pagamentos pelo próprio programa. www.yupee.com.br