O cenário de extrema burocracia no Brasil, por vezes, dificulta procedimentos que poderiam ser simplificados nas relações tanto de cidadãos quanto de empresas com órgãos da administração pública. É inegável que, em muitas situações, o excesso de leis, normas e regulamentações acarretam em confusões no entendimento sobre as mesmas. Possível afirmar que até mesmo parte da população tem repulsa diante das variadas imposições do estado brasileiro ao contribuinte.
Tal complexidade se faz presente nas questões tributárias e pagamentos dos tributos. Pensando em todo este cenário, existe hoje uma tentativa bem estruturada de facilitar todos esses trâmites, em tese tornando os procedimentos fiscais mais simples e rápido. Essa ferramenta chama-se SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). O SPED objetiva a entrega de documentos por meio eletrônico que agiliza todo o processo e permite considerável redução do uso de papéis físicos dentro das empresas.
Na prática, o SPED reduz a burocracia e a demora no recebimento dos documentos fiscais, mas garante uma fiscalização mais apurada dos órgãos públicos. Por isso, dificulta a possibilidade de fraudes e golpes fiscais. O SPED possui três plataformas integrantes. O Modelo de Escrituração Contábil Digital (ECD), que visa a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo digital. O Sistema de Escrituração Fiscal Digital (EFD), um arquivo digital que visa informar todos os documentos e informações gerais da empresa. E a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), já utilizada em todo o Brasil para todos os ramos e segmentos da economia.
O SPED é entregue somente por via digital e o arquivo deve ser necessariamente submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), sistema que é oferecido para download gratuito neste link. Após a sua verificação é essencial que o arquivo assinado digitalmente com certificações A1 ou A3, ambas emitidas por uma entidade credenciada pelos órgãos públicos. Mas o que poderia ser tão simples, pode apresentar dificuldades aos contribuintes. Pois, como parte integrante do processo de emissão do SPED Fiscal, o PVA é etapa fundamental para dar continuidade ao procedimento básico de entrega dos documentos à Receita Federal.
Entretanto, esse programa não audita os dados enviados pelo contribuinte, apenas valida a “forma” do arquivo digital que será entregue. Desta forma, muitos contribuintes entregam os arquivos com erros, o que gera multas de até 150%, bem como a apuração criminal de inserção de dados falsos em documentos públicos. Abaixo seguem os 7 principais erros nos arquivos SPED que geram multas (autos de ingração) e apuração criminal:
1. Erros na correlação entre campos de base de cálculos, alíquotas e impostos
2. Preenchimento manual dos dados no SPED Fiscal por falta de sistema de gestão empresarial (ERP)
3. Código de origem dos itens em desacordo com a alíquota
4. Desatualização do empresário com as alterações na legislação
5. Erros na totalização da Nota Fiscal Eletrônica – NFe
6. Extravio/falhas na sequência dos documentos emitidos pela empresa
7. Erro na inserção do código de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) só é exigida à empresa industrial ou equiparada
A simples entrega do arquivo não é suficiente para que a missão seja cumprida. Acreditar que o trabalho se encerra neste momento é um equívoco porque, indiscutivelmente, não há programas “prontos”, de “prateleira” para a revisão dos arquivos SPED verdadeiramente eficientes. É indiscutível que uma política de educação digital seja iniciada dentro das empresas de todos os ramos e de todos os portes, sejam pequenas, médias ou grandes, também nesta perspectiva. Ou seja, é imprescindível que a equipe operacional da empresa receba treinamento adequado para não incidir em erros futuros.
Os empresários e responsáveis pelas áreas tributárias das empresas precisam compreender definitivamente que, antes da entrega do arquivo SPED, é necessária minuciosa análise dos dados antes do envio para a Receita Federal. Afinal, as políticas preventivas sempre são a melhor opção para o bolso do empresário brasileiro. Em tempos de crise e de necessidade de recursos, é certo que as multas virão em cima das empresas incautas, os principais alvos do Fisco.
*Por Ana Paula Siqueira Lazzareschi de Mesquita, advogada e sócia do SLM Advogados, membro da Comissão de Direito Digital e Compliance da OAB-SP e idealizadora do Programa Proteja-se dos Prejuízos do Cyberbullying. A profissional colabora voluntariamente com o Instituto GRPCOM no blog Educação e Mídia
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