Como profissionalizar o WhatsApp da empresa: do atendimento ágil à segurança dos dados

Se você é um empreendedor de pequena ou média empresa e ainda não otimizou o uso do WhatsApp no seu negócio, está perdendo uma oportunidade de ouro. Segundo a pesquisa Mobile Time de 2023, mais de 80% das pessoas utilizam o WhatsApp para fazer negócios. A mensagem é clara: para se manter relevante, é crucial profissionalizar sua abordagem no WhatsApp. Aqui está o que você precisa saber.

1. Atender rápido para ser escolhido

Em um mundo onde tudo é instantâneo, a velocidade no atendimento se torna um diferencial. De acordo com a mesma pesquisa, mais de 50% das pessoas esperam ser respondidas em até 5 minutos. Esse curto intervalo de tempo pode ser a diferença entre fechar ou perder uma venda. Portanto, treine sua equipe para ser ágil e resolutivo. Utilize ferramentas de automação, como chatbots, para responder perguntas frequentes, garantindo assim um primeiro contato imediato.

2. Atendimento centralizado e colaborativo

O WhatsApp Business é uma ótima ferramenta para pequenas empresas, permitindo até quatro usuários. Mas, e se sua equipe de atendimento for maior? A solução é o WhatsApp Business API. Ao conectá-lo a uma plataforma de atendimento omnichannel, você não apenas acomoda toda sua equipe no mesmo WhatsApp, mas também integra outros canais digitais, como Instagram e Messenger. Isso sem falar na integração com outros sistemas. Isso transforma o WhatsApp em um verdadeiro hub de comunicação, garantindo que, independente do canal que seu cliente escolha, ele sempre será atendido.

3. Solicitar feedback para melhorar

Como em qualquer outro canal, é essencial solicitar feedback. Encoraje seus clientes a compartilhar suas experiências. Foi fácil encontrar o que procuravam? O tempo de resposta foi satisfatório? Estas informações são cruciais para aprimorar seu atendimento e otimizar sua estratégia no WhatsApp.

4. Controle de métricas

O velho ditado nos negócios diz: "Só se pode melhorar o que se pode medir". O WhatsApp Business API oferece uma variedade de métricas que podem ajudá-lo a entender o desempenho do seu atendimento. Taxas de resposta, quantidade de atendimentos por dia, tempos de resposta e satisfação do cliente são apenas algumas das métricas que podem direcionar suas estratégias futuras.

5. Segurança dos dados e LGPD

Em um mundo cada vez mais digital, a segurança dos dados é primordial. Depender de um único celular ou, pior, utilizar vários números de WhatsApp para atendimento é um risco desnecessário. Não só isso coloca em risco a privacidade do seu cliente, como também pode comprometer a conformidade com regulamentações como a LGPD e gerar prejuízos para sua operação. Com WhatsApp Business API e uma ferramenta omnichannel, seus dados ficam centralizados na nuvem, garantindo segurança, backup e registro de todas as mensagens trocadas entre sua equipe e clientes.

Conclusão

O WhatsApp, se utilizado de forma estratégica, pode ser um aliado poderoso para pequenas e médias empresas. Atendendo rapidamente, centralizando o atendimento, buscando feedback, monitorando métricas, garantindo a segurança dos dados e mantendo uma comunicação proativa, sua empresa não só atenderá às expectativas dos clientes, mas também se destacará em um mercado cada vez mais competitivo. Não perca tempo; comece a profissionalizar seu WhatsApp hoje mesmo!

Bônus: seja proativo e crie relacionamento. O WhatsApp Business API não é apenas uma ferramenta reativa; ela também permite ações proativas. Use o Whatsapp para enviar mensagens ativas aos seus clientes, isso pode incluir a divulgação da empresa em datas comemorativas, parabenizar clientes em aniversários, enviar cupons de desconto ou simplesmente informar sobre horários de funcionamento em dias especiais. Esta abordagem proativa ajuda a fortalecer o relacionamento com o cliente e a criar uma lealdade duradoura.

*Por Rafael Nascente, CEO da Duotalk.