Manter um controle eficiente da documentação jurídica sem comprometer orçamento e produtividade é um dos grandes desafios das empresas brasileiras, país que é um dos mais burocráticos do mundo. Somente a complexidade tributária do Brasil consome mais de 600 horas anuais de trabalho das empresas, segundo a Polícia Federal.
Diante de um panorama nada favorável, como transformar a rotina empresarial garantindo mais produtividade, compliance e eficiência na gestão de contratos? Com o fortalecimento do meio digital e a aprovação legal do arquivamento e das assinaturas no ambiente online, é cada vez mais visível a necessidade de um gerenciamento de documentos jurídicos com o apoio de ferramentas digitais de gestão. O impacto positivo da digitalização é perceptível em diversas frentes deste segmento.
A primeira vantagem que a substituição do controle analógico por um modelo digital traz é a redução da perda de informações. Para se ter uma ideia da necessidade de um novo modelo de controle, hoje os profissionais perdem um mês de trabalho por ano buscando informações contratuais, de acordo com a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD). Isso acontece por conta do arquivamento físico de grandes volumes de documentos, o que compromete a organização e a visualização do histórico de negociações da empresa. Com soluções digitais, as buscas que levariam horas acontecem em poucos minutos.
Além disso, há uma crescente preocupação com o alinhamento entre fornecedores e contratantes, para a construção de um relacionamento comercial de confiança. Manter a transparência em negociações nem sempre é fácil quando não há o uso da tecnologia como aliada, porque muitas vezes diferentes versões de contrato circulam entre os envolvidos. A falta de um histórico confiável e uma base de dados única e segura torna as negociações mais demoradas e contribui para o aumento da burocracia. A digitalização traz uma grande transformação neste aspecto da gestão de documentos jurídicos, porque permite a verificação e a disponibilidade de versões iguais e do acesso transparente e seguro aos dados.
Em contrapartida, muitas empresas ainda têm receio quanto ao uso de novas ferramentas tecnológicas quando o assunto é gestão de contratos. Isso porque há uma preocupação coerente quanto ao sigilo dos dados, ainda mais com a chegada da LGPD. Neste cenário, buscar modelos digitais consolidados e validados pelo mercado é essencial. Muitas soluções já chegaram ao mercado com a proteção das informações e as novas regras relacionadas aos dados de clientes. Acesso através de login e senha e restrição quanto ao tipo de informação são funcionalidades que ganham corpo no mercado digital.
Soluções jurídicas alinhadas com a legislação garantirão a proteção necessária à gestão de documentos, enquanto proporciona à equipe menos retrabalho e sobrecarga de atividades.
Assinaturas eletrônicas garantem a veracidade de dados e a redução de custos com armazenamento físico, validação via reconhecimento de firma e tempo de troca ou busca por informações.
Há ainda a vantagem da sustentabilidade. Vivemos na era do consumo consciente e a redução do uso de papel que gera grande impacto em longo prazo dentro das empresas. A digitalização é um caminho seguro e eficiente, quando apoiado por soluções reconhecidas e bem construídas, tornando a gestão documental uma prática muito mais eficiente e transparente dentro das organizações.
**Aloisio Arbegaus é diretor Comercial e de Marketing da Teclógica, empresa especializada na gestão de TI e Negócios.