Produtividade!

Acredito que um dos maiores desafios encarados por todo mundo que trabalha muito é fazer com que a rotina seja produtiva, de fato.

Isso significa tentar dar conta do volume de assuntos e tarefas diárias, das reuniões, das discussões dos projetos, das ligações, dos entregáveis, dos deadlines e de tudo mais.

Mas vejo que existem algumas armadilhas que podem nos prejudicar. A seguir, algumas delas.

A primeira, como já vimos em muitos lugares é o volume de e-mails. Pessoalmente, não consigo separar uma parte do meu dia somente para responder e-mails, mas faço constantemente uma priorização entre as dezenas de mensagens diárias, baseando-me em critérios como: quem mandou (chefe ou cliente importante, por exemplo), assunto (se está ligado a uma oportunidade ou problema grande no presente) e deadline (tudo é para ontem, mas algumas coisas são para anteontem…). Pode não resolver 100%, mas me dá ao menos a sensação de uma certa ordem, e isso me ajuda a administrar o stress.

Além disso, acho que vale compartimentalizar as tarefas: hora de responder e-mails (tente fazer só isso), hora de estudar um novo projeto, e assim por diante. O risco é abrir diversos assuntos (começo a ler o jornal, começo a responder um e-mail, atendo a uma ligação, entram na minha sala para uma reunião de 5 minutos, entra um SMS… quem já viveu isso sabe que acabamos não concluindo nada de forma adequada).

A segunda armadilha se refere às inúmeras reuniões de trabalho. Já li sobre empresas que fazem reuniões em pé, que estabelecem 30 minutos ao máximo, que não fazem reuniões etc, etc. Pessoalmente, acho que isso parece tornar as pessoas cada vez mais parecidas com máquinas, o que não concordo. Acho que temos que administrar o tempo, temos que cuidar com assuntos paralelos, mas temos que ter tempo para trocar idéias, deixando todas as pessoas à vontade para colocarem seu ponto de vista. Ao final, um belo resumo dos pontos-chave, próximos passos, responsáveis e prazos.

OK, maravilha.

Mas… nem sempre funciona assim, pois em muitos casos as pessoas querem contar suas histórias, aproveitar para relaxar um pouco, conversar, contar do filme que viram na véspera, comentar sobre o jogo do dia anterior, fazer uma fofoca do concorrente… Só que como as pessoas estão cada vez mais assoberbadas (e por consequência, querem mudar um pouco de assunto para respirar), qualquer conversa que poderia ser rápida, mesmo uma história qualquer, pode se tomar um bom ralo de tempo. Isso acontecendo várias vezes ao dia, pronto: foi-se qualquer planejamento de administração do tempo.
O limite, o equilíbrio entre o saudável e a perda de tempo é chave para uma boa interação com as pessoas, sem deixar de lado sua produtividade pessoal.

Outra coisa interessante é tentar não marcar reuniões depois das 18h, justamente para poder usar o final do dia para assinar documentos, tentar responder a e-mails, planejar o dia seguinte, a semana, as pendências. Isso também ajuda a administrar o stress diário.

A terceira armadilha tem a cara do fantasma da procrastinação. Assuntos mais cabeludos, assuntos que temos que nos debruçar e gastar muito tempo, assuntos que não dominamos completamente podem ser, facilmente, chutados para frente, para depois. E isso, de um jeito ou de outro, nos causa stress, seja porque nos cobramos (e sabemos que teremos que resolver uma hora ou outra), seja porque somos cobrados. Para estes assuntos, acho que o melhor é programar uma manhã ou tarde para cada assunto, para administrar o tempo, a vontade e a própria capacidade dos neurônios de análise deste tipo de assunto.

Por fim, uma armadilha sedutora e moderna: as redes sociais, os sites, os blogs (como este). Se descuidarmos, acabamos consumindo uma tonelada de informações sem aprofundamento, acumulando o que temos que dar conta no trabalho. MSN, chat do Facebook e outras ferramentas de interação são verdadeiros causadores de difusão de atenção, de interrupção.

Cada um tem suas formas de administrar seu dia, seus problemas no trabalho. Podem ser reações diferentes, maneiras individuais de conduzir o dia-a-dia. Mas todos temos em comum as mesmas armadilhas. E, cada vez mais, vejo que a administração do stress é fundamental para sermos mais produtivos.

Duas razões principais: sermos melhores profissionais, numa postura consistente de resolução de problemas, objetividade e entrega é certamente uma delas. A outra, e tão ou mais importante que a primeira, é termos mais tempo para as coisas que gostamos no lado pessoal, como ficar com a família, espairecer, mudar de canal, enfim, saber viver também fora do escritório.