1 – Tenha objetivos claros
É preciso que, ao convocar uma reunião, os objetivos sejam estabelecidos antes, para que todos saibam o que será tratado nela.
2 – Selecione os participantes
Somente deve participar da reunião quem tem alguma ligação com o assunto, está inteirado do mesmo e pode contribuir para a solução dos problemas.
3 – Limite o tempo
Uma reunião não pode ser muito longa, pois as pessoas podem perder o foco e passar a não contribuir para a solução dos problemas. Com tempo limitado, a objetividade entra em cena.
4 – Leve respostas
Em vez d deixar para resolver tudo na reunião, leve algumas sugestões prontas, assim você pouca o tempo que seria gasto pensando em respostas.
5 – Seja objetivo
Use uma linguagem direta e simples, sem devaneios, e foque no que precisa ser solucionado. Trocadilhos, ironia e metáforas demandam muito tempo, não contribuem efetivamente com a eficácia de uma reunião e podem prejudicar o resultado final.