Nosso senso de urgência modificado pela tecnologia

Vivemos um período em que as atividades no ambiente de trabalho ganharam uma velocidade extraordinária. Em parte, isso tem relação direta com a tecnologia que avançou nas últimas décadas e nos deu facilidades para resolver demandas com rapidez e em grande volume. Se antes, para enviar uma carta a Europa e receber uma resposta nós precisávamos de meses e de tempo para redigir o conteúdo datilografando, hoje o tempo se resume a alguns minutos frente ao computador e o clique que faz nossa mensagem atravessar o oceano e chegar rápido ao destinatário.

Se por um lado a tecnologia derrubou barreiras e abriu caminhos pavimentados, por outra ela trouxe consigo uma exigência maior. As atividades estão chegando em alto volume e muitas vezes não estamos conseguindo ‘parar para pensar, raciocinar e avaliar’ as situações que não podem ser desempenhadas no ‘piloto automático’.

Essa velocidade nos traz a sensação de que tudo é urgente, para ontem e necessita ser feito já. Será mesmo? Nem sempre!

Quando realizamos as atividades com urgência temos maior chance de errar, turbinamos nosso grau de estresse e estressamos as pessoas ao nosso redor (colegas de trabalho, fornecedores, pares etc.). É um efeito em cascata. Soma-se a isso, a perda de produtividade e resultados medianos quando não baixos.

E como devemos então proceder?

Minha dica é começar a analisar em sua agenda o que é realmente urgente na sua rotina de trabalho e aquilo que é importante a ser feito.

Urgentes são tarefas ligadas a datas, prazos e a situações que surgem e que não estão a nosso alcance em programar. A boa notícia é que, grande parte disso dá para gerenciar. As atividades antes de serem urgentes são importantes. Então, que tal administrar aquilo que é importante atendendo dentro de um prazo factível?

Comece separando todas as tarefas de rotina diária, semanais, mensais. Não deixe para executá-las em cima da hora. Gerencie! Por exemplo: se você precisa efetuar pagamentos todo o último dia do mês, reserve a data, não marque outros compromissos para esse dia. Não deixe para fazê-las em atraso, pois isso vai gerar multas, solicitação de novos boletos, envio de comprovantes entre outras situações derivadas. Tornou-se urgente.

Ou, se você sabe que terá que ministrar uma aula, um curso ou palestra, reserve um tempo para preparar sua apresentação, não deixe para depois. O tal do ‘depois’ vira urgente e aí a gente sabe qual é o resultado.

Não há segredo, em meio a inúmeras tarefas que envolvem o dia a dia. Separe os importantes, gerencie as mesmas em um planejamento e em agenda. Trabalhe com um mínimo de antecedência. Deixe a tarefa urgente somente para situações as quais não está em seu controle, elas sempre aparecerão em nossas atividades, mas a tendência é que ocorram em menor número. Seguindo essa dica simples, certamente você vai tirar de letra quando a ‘urgência’ insistir em lhe fazer uma visita.