Há aqueles que amam. Outros que a abominam. O fato é que as reuniões no ambiente de trabalho são indispensáveis. Porém o ‘x’ da questão está em como bem utilizar essa valiosa ferramenta de alinhamento interno, fazendo com que os encontros tenham teor produtivo e que, efetivamente, se saia com uma agenda a ser trabalhada.
No dia a dia há diferentes modelos de reunião: as informativas, de consulta, avaliação, integração ou de tomadas de decisões. Percebo que no ambiente de trabalho as pessoas que mais sofrem com encontros pouco produtivos são os profissionais que acumulam atividades de gestão e operação, ou seja, precisam definir como certas situações serão conduzidas, bem como executar processos. O tempo para esses fica ainda mais escasso, gerando tal desconforto.
Independentemente do posicionamento que você leitor possa se identificar, tenha em mente que a reunião ainda é melhor forma de se fazer com que os processos de trabalho sejam claros e produtivos. Vou tentar sintetizar aqui algumas dicas que, se as empresas adotarem treinando seus colaboradores, certamente terão uma equipe propensa a tirar proveito positivo de reuniões.
1 – Pauta – Reuniões que não têm assuntos pré-determinados costumam, quase sempre, levar a lugar algum. Primeiro porque as pessoas não sabem exatamente para que vieram. Segundo porque na ânsia de contribuir, muitas vezes acabam por ser prolixas. Além disso os assuntos tendem a devaneios na tentativa de se achar um Norte. Reunião com pauta definida inverte essa retórica e já parte direto para o ponto central.
2 – Líder – Oriente seus colaboradores a elegerem sempre um líder para cada encontro. Uma pessoa que entenda do tema, que tenha bom relacionamento e saiba mediar diálogos e discussões de assuntos que em alguns casos podem até ser polêmicos e controversos.
3- Tempo – Respeite o horário. Não dá para todo o momento dizer que o trânsito estava louco. Que teve que fechar um trabalho etc e tal. Todos que estão ali também têm seus compromissos. Iniciar no horário e finalizar no horário é questão de respeito com os colegas e um incentivo para que as pessoas sejam menos prolixas em suas explanações. É um exercício a ser feito constantemente.
4 – Convidados – Muita gente em um único local resulta em reuniões longas e fáceis de dispersão. Além disso, não é necessário dispor de mais de um integrante de equipe em uma mesma pauta. A não ser que as funções sejam complementares e extremamente necessária a presença de mais de um integrante.
Por fim, quero frisar ainda dois pontos importantes: o primeiro é quando você estiver na condição de líder de uma reunião, tenha em mente que é seu papel colocar essas dicas em prática. Aliás as pessoas esperam isso de você e o respeitarão na condução do processo.
E, a segunda dica vale para a grande maioria participante de reuniões, papel que todos nós exercemos com frequência: antes de ir para qualquer encontro, estude o assunto, a pauta. Nada pior e improdutivo é ver colegas que caíram de paraquedas, que não agregam e que não sabem nada sobre os temas. Se você foi convidado é porque a sua presença é importante para aquele encontro. Então prepare-se e boa reunião!
