A palavra é ‘organização’

Entra ano e sai ano e cada vez mais estamos habituados a ouvir, quando não a usar, o argumento de que a vida atribulada no trabalho está consumindo nosso tempo e que não existe espaço para nada.

De certa forma isso tem um fundo de verdade. Na medida em que a tecnologia vai se expandindo, a quantidade de atividades vai aumentando, mesmo que a facilidade para se resolvê-la esteja na palma de nossas mãos. Contudo, não podemos ficar reféns da vida multitarefas, a ponto de deixar de fazer coisas que gostamos ou recusar realizar algo importante, ancorando-se neste argumento.

A saída é nos organizarmos para desenvolver nossas tarefas diárias, de forma que além de executá-las com precisão, também tenhamos o prazer em fazer aquilo que nos foi confiado. E digo que, a organização para agenda de trabalho também passa por uma organização na vida pessoal. Não há como dividir isso, somos humanos e nossa vida é um diagrama dividido em tarefas pessoais (vida familiar, amigos, social, espiritual…) e a profissional.  Por isso, temos que nos cuidar para que o acúmulo de atividades em ambas as esferas não prejudique uma a outra, temos que ter necessidade de equilíbrio.

Se a balança ficar pesada para um dos lados o acúmulo de atividades vai gerar imprevistos que tendem a adiar tarefas, perda de projetos, de objetivos. Pessoalmente tenderemos a esquecer as coisas periféricas, a ficar mais estressados comprometendo a saúde, e claro, a produtividade no trabalho.

A boa notícia é que dá para driblar tudo isso criando uma rotina para a vida pessoal e profissional. Veja, a rotina não é um coisa ruim, quando ela está atrelada à disciplina. Essa junção é o antídoto para neutralizarmos as consequências das multitarefas porque ela fortalece organização.

Se você entender isso, já é um grande passo para eliminar essa sensação.

Para o ambiente de trabalho quero deixar algumas dicas que vão lhe ajudar a organizar-se nas atividades. Siga e depois me conte como foi o seu resultado:

Planeje a semana e o dia – Todo o início de semana planeje como serão os seus dias. Liste reuniões, entrega de projetos, de produtos e por aí vai. A cada dia faça um planejamento daquilo que será executado no horário do seu trabalho. Isso vale para todas as funções, até mesmo as operacionais. Ao longo do dia vá acompanhando, e ao final do período veja se algo ficou para trás e imediatamente reprograme.

Isso vale para aquelas tarefas que você sabe que vão acontecer. Lembre-se que durante o dia de trabalho atividades urgentes surgem, mas uma vez, atendidas você volta para sua agenda não perdendo o foco na execução.

Use a tecnologia a seu favor – É claro que a famosa caderneta ou agenda física ainda nos dão um grande suporte para anotações. Mas hoje existem inúmeros aplicativos que nos ajudam na organização, a gosto do cliente. Escolha aquele que melhor lhe atende, aprenda a usar e a fazer com que ele lhe ajude na organização diária, semanal e até mensal.

Objetivos com mobilidade – Lembre-se que ao defender algum projeto ou mesmo estipular metas, tudo precisa de uma certa mobilidade. Há inúmeras variáveis no percurso, e isso não pode lhe desmotivar. Haja na execução de forma que a flexibilidade seja um item a ser levado em consideração.

Espaço físico – A dica aqui é principalmente para as empresas. O ambiente de trabalho contribui e muito para a organização. Imagine um setor produtivo onde as ferramentas não têm espaço exato para serem acomodadas? Ou não existem regras para utilização? Isso consome um tempo imenso do colaborador. O mesmo vale para arquivos administrativos e até mesmo para os arquivos e pastas no computador.

A organização é a chave que abre portas, que nos ajuda a conquistar nossos objetivos e nos permite ser mais produtivos e mais felizes tanto no ambiente de trabalho quando na vida pessoal. Experimente exercê-la e verá o resultado!