Hoje convivemos com uma realidade onde o excesso de informações é mais comum do que a sua escassez. Isso está presente na vida cotidiana, e também é uma realidade dentro das empresas. O acesso a tecnologias, mesmo as mais simples como planilhas eletrônicas, também está muito difundido. Por que, então, ainda encontramos executivos com dificuldades em obter informações que os apoiem em suas decisões? Talvez a resposta passe pela necessidade de se estabelecer claramente o uso dessas informações, e construir os relatórios gerenciais de trás para frente, a partir de sua finalidade. Dessa forma, é possível estabelecer o conteúdo, formato e periodicidade mais adequados, e construir um passo-a-passo para a confecção de relatórios.
Tomo decisões, portanto existo
Tomar decisões de negócio é inerente às lideranças dentro de uma organização, sendo praticamente uma questão existencial para aqueles que ocupam essas posições. Esses executivos querem decisões assertivas, e com menor risco. Por isso necessitam, além de sua própria experiência e conhecimento do negócio, de um suporte de informações confiáveis e no prazo adequado. Para isso, é preciso que eles e suas equipes saibam elencar em conjunto as decisões de negócio que são tomadas, sua periodicidade e natureza, diferenciando as operacionais, daquelas sobre o direcionamento dos negócios. A partir disso, pergunta-se: "Se essas são as decisões, quais informações necessito para torná-las mais assertivas? Qual conteúdo, formato e periodicidade?". Geralmente faz-se primeiro essa pergunta, sem fazer o exercício prévio de elencar as decisões, e é nesse início precipitado onde reside o desencontro.
Um passo a passo rumo à ação
Resta estabelecer uma rotina para a confecção dos relatórios gerenciais. Isso se inicia pela identificação das fontes de informações a serem utilizadas, e como elas se apresentam em conteúdo, formato e ritmo de atualização. Com as tecnologias modernas, como as soluções de Business Intelligence e Big Data, está mais fácil ter atualização em tempo real e lidar com diferentes formatos e conteúdos, e com uma grande massa de dados. Descrever o caminho entre a coleta, tratamento aqueles ajustes de critérios e regras sobre a informação sua análise e disponibilização, é fundamental para que o relatório chegue no prazo e adequado ao uso. Segundo Mauricio Nunes, Diretor Comercial da Dtcom, empresa curitibana que fornece soluções em Comunicação e Educação Corporativa para todo país, seus relatórios gerenciais tornaram-se mais adequados ao uso, à medida que ele próprio os consumiu e discutiu com sua equipe sobre as necessidades de ajustes. Vale chamar a atenção que esses relatórios gerenciais cumprem seu papel somente quando uma decisão é tomada sob sua influência, e ações práticas são disparadas rumo a melhor excelência operacional, melhor desempenho de vendas ou posicionamento estratégico.
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