Alinhar projetos, comunicar cortes na empresa, informar a promoção de um funcionário, fazer decisões em grupo, entre outros. São muitos os motivos que levam as equipes a realizar reuniões, no entanto, em grande parte delas, o tempo é mal aproveitado e as decisões não são definidas por falta de objetividade e organização.
Algumas reuniões são desnecessárias e somente realizadas por causa da rotina. Outras não têm pauta, o que atrasa o evento e faz com que assuntos não tão importantes sejam mais discutidos do que aqueles que realmente deveriam ser.
Para exemplificar melhor, contarei a história de uma conhecida minha, chamada Antônia, gerente comercial de sua empresa. Antônia é uma profissional muito focada em resultados, determinada e competitiva perfil mais que compatível com a sua carreira. No que diz respeito aos números ao final do mês, seu gestor não poderia reclamar dela. Porém, ela sempre foi muito desorganizada e isso afetava negativamente a sua equipe, que nunca sabia ao certo sobre o andamento das atividades da área comercial como um todo.
Uma tarde, depois que Antônia retornou de uma visita com um cliente, seu superior a chamou para conversar, dizendo que ela deveria melhorar a comunicação com sua equipe e informar periodicamente sobre o andamento das vendas, processos e projetos. Ela concordou e imediatamente definiu que todas as quintas-feiras à tarde a equipe comercial se reuniria para discutir os assuntos da área.
A ideia era boa, mas a execução, nem tanto. Todas as quintas-feiras, como o planejado, os profissionais levavam seus cadernos e notebooks para a reunião comercial. Em alguns dias, começavam o encontro falando sobre um projeto em específico, e a conversa se estendia até o final da reunião. Outros dias, a equipe se dispersava e assuntos como novela e filhos entravam em pauta.
Após um mês, Antônia voltou a falar com o seu superior, desta vez pedindo ajuda, pois, segundo ela, as reuniões não estavam resolvendo os problemas de comunicação e transparência entre a equipe. Depois de explicar toda a situação, o seu gestor pediu para que ela mantivesse as reuniões, mas criasse pautas bem definidas para cada uma delas. Os encontros deveriam ter horário certo para cada tópico de discussão e ela deveria falar apenas sobre aquilo que merecia a atenção de todos, para evitar "jogar conversa fora".
Foi o que ela fez. Por mais desafiador que fosse para ela se organizar, Antônia passou a criar pautas, cronogramas, alinhar os principais assuntos e informar os funcionários sobre os temas que seriam abordados antes mesmo da reunião.
Logo no primeiro encontro, o resultado foi claro e a melhora ainda mais perceptível. Não houve dispersão de assuntos e tudo o que precisavam decidir foi definido sem perda de tempo. Além disso, a equipe conseguiu se informar sobre os últimos acontecimentos e andamento de projetos daquela semana.
Antônia disciplinou-se e obrigou-se a cumprir com o planejado. Suas reuniões passaram a ser objetivas e produtivas e seu problema de comunicação com a equipe foi facilmente resolvido com esta simples solução.
Para entender melhor sobre como aproveitar com inteligência o tempo destinado às reuniões, não deixe de conferir o artigo desta terça-feira. Até lá!
