Sem medo do digital, gestão de documentos físicos cresce

O mercado de gestão de conteúdos empresariais – ou Enterprise Content Management (ECM) – não é novo. Desde o ambiente de sigilo derivado da Guerra Fria, empresas do setor surgiram com o intuito de armazenar com segurança documentos e informações de escritórios, instituições e indústrias.

A partir do arquivamento, o mercado observou outras necessidades empresariais e ampliou sua atuação para a gestão desses documentos e informações, indo da indexação, do armazenamento, até a destruição correta dos materiais.

Em 2013, esse segmento movimentou US$ 5,1 bilhões em todo o mundo e projeta crescimento de 82% em 2017, indo para US$ 9,3 bilhões, segundo a consultoria estadunidense Radicati.

No Brasil, este setor ganhou força com a Constituição de 1988, que estabeleceu e regulamentou o tempo de guarda para cada tipo de documento – chamado de temporalidade. Dessa mudança, nasceu a curitibana Docpar, que totaliza cerca de 130 clientes espalhados pelo Brasil, armazena mais de 1 milhão de caixas de documentos e tem mais de 150 milhões de documentos digitalizados.

Segundo o gerente de operações da empresa, Eduardo Turque, a Docpar cresce 25% ao ano em volume de documentos armazenados. “Há muitos documentos que não têm valor legal se forem digitalizados. A burocracia de comprar um carro é um exemplo: tudo no papel. O mercado cresce em ritmo acelerado e este ano deve movimentar R$ 2 bilhões, no Brasil”, diz.

Para ele, entre os brasileiros ainda é forte a cultura de imprimir e-mails, relatórios e atas, principalmente em órgãos públicos ou áreas de recursos humanos.

Transição

Segundo o professor de administração e coordenador das Incubadoras de Negócios da ESPM, José Balian, a menor velocidade de desenvolvimento da legislação em relação às tecnologias digitais cria esse momento de transição pelo qual o gerenciamento de documentos passa.

“Para cada tipo de documento é um tempo de guarda, muitos ainda não valem no meio digital, alguns podem estar no digital desde que com certificação regularizada, que é caro de manter. Uma hora a legislação irá deixar as situações mais parecidas. Estamos caminhando para isso”, comenta.

Atuação

O escopo de atuação de uma empresa especializada em ECM vai muito além do simples armazenamento dos documentos. Com as empresas crescendo, e a quantidade de papéis também, surgiu a necessidade de organizar todo esse material, mais do que apenas guardar, facilitando o acesso e a busca pelas informações.

“Nossos processos incluem a indexação, digitação, pesquisa, digitalização, fluxos de aprovação, armazenamento, entrega, retirada e destruição de documentos, mídias e informações – tudo isso com o mais moderno sistemas de segurança e infraestrutura”, comenta Luiz Alves, vice-presidente sênior da Iron Mountain na América Latina.

Criada em 1951 e com filial em Curitiba, a multinacional especializada no segmento atende 222 mil clientes em 45 países e faturou US$ 3 bilhões, no ano passado. Das mil maiores empresas do mundo, segundo ranking da revista Fortune, 940 fazem negócios com a Iron Mountain. No Brasil são mais de cinco mil clientes.

Vantagens

Um dos principais benefícios do serviço de gestão de documentos oferecido pelas empresas é o preço. “O preço mensal pago por caixa é mais barato que uma esfirra do Habib’s. Não faz sentido a empresa perder espaço, tempo, pessoal para organizar, achar, buscar os documentos”, analisa Eduardo Turque, da Docpar.

Outras vantagens, levantados por Luiz Felipe Mendes – sócio e diretor de TI da Célula, gestão de documentos, empresa que cresce 10% ao ano, desde 2008 – são a transferência de responsabilidade sobre dados, imagens e informações; segurança no armazenamento; facilidade de encontrar informações e documentos; padronização na organização e indexação (evitando que organizações feitas por pessoas diferentes, fiquem diferentes); além do auxílio ao cumprimento das legislações vigentes e da administração de riscos.

E o papel?

Diante do desenvolvimento dos meios digitais, é de se pensar que esse mercado sofra com a queda do uso do papel. Luiz Alves, da Iron Mountain, informa, porém, que o volume de documentos físicos continua crescendo, mesmo a taxas menos significativas que há alguns anos. “Além disso, esses avanços complementaram o nosso portfólio de soluções, ao mesmo tempo em que mudaram a dinâmica deste segmento. Hoje, armazenamos documentos físicos e também disponibilizamos as informações de maneira eletrônica, dando aos nossos clientes um acesso mais ágil às suas informações”, explica.

Ele comenta que a guarda de documentos físicos continua sendo importante para atender às normas e legislações do mercado brasileiro.

Nessa linha, Luiz Felipe, da empresa Célula, acredita que o setor esteja passando por um momento de transição lento, em que as legislações referentes a documentos digitais devem seguir evoluindo. “Eu penso que estamos no início desse processo de transição, que deve levar uns 20 anos. Ainda há muito passivo que não tem valor legal quando digitalizado. E mesmo os que aceitam assinaturas eletrônicas, é preciso um registro e o custo para mantê-lo ainda é caro”, comenta.

Ele explica que há alguns segmentos estão mais avançados no uso de processos, documentos e registros digitais. A área contábil, por exemplo, exige que muitos documentos e tramitações sejam feitas pelo meio digital, assim como a área da saúde, que já trabalha com prontuários eletrônicos dos pacientes. A empresa pretende investir em soluções de gestão de arquivos que nascem digitais, além de um processos de tramitação de documentos automatizado.