Cálculo
Multiplique o número de alunos pelo valor da mensalidade combinado e pelo número de meses que faltam para a formatura: assim é possível ter ideia de quanto a turma deve arrecadar para cobrir os custos com a formatura.
R$ 3 mil
são gastos em média por estudante nas formaturas em Curitiba. A variação costuma ser de R$ 1 mil até R$ 8 mil por pessoa.
Corte drástico no orçamento
Tudo estava certo, conforme as orientações dos especialistas. Comissão de formatura montada no segundo ano de faculdade, vários membros empolgados e certos de que queriam uma grande festa de formatura. Poucos meses foram suficientes para tudo desandar, segundo Diogo Bona Pereira, 21 anos, presidente da comissão de formatura de uma turma de Administração da Universidade Positivo (UP).
Faltando um semestre para a formatura, o investimento previsto pela turma caiu de R$ 150 mil para R$ 80 mil e ainda é preciso agir com urgência para atingir este valor. Dos 60 alunos que participariam da festa, restaram menos de 30. "Até para fazer uma rifa está difícil. Não há consenso e tem muita panelinha", diz Pereira.
Com tantas mudanças e baixas no número de formandos, foi feita uma operação "tesourada". Nada de tequileiros, canoa de balões, lembrancinhas personalizadas ou shows pirotécnicos. "Tínhamos pensado num evento gigantesco e maravilhoso, mas, com a enrolação, perdemos meses e refizemos o contrato três vezes com a empresa de formaturas", diz.
Pereira diz que não gostaria de desistir da formatura, mas às vezes perde a paciência. "A turma não decide e depois critica a comissão. Quando as coisas estão certas, parece que passa uma nuvem e tudo muda", diz. Brincadeiras à parte, o formando diz que o que está salvando a festa são os alunos de outras turmas que acabarão se formando com eles e "tapando buracos".
Assim como as matrículas no ensino superior que saltaram de 3 milhões para mais de 6 milhões em uma década , serviços e formas de comemorar o fim da graduação também se multiplicaram. Grandes viagens e formaturas a bordo de cruzeiros ou entre manifestações artísticas (quase) dignas da Broadway também têm ganhado espaço. Mas, segundo empresas especializadas, o tripé tradicional formado por colação, missa e baile continua a ser o mais procurado.
Entre os formandos de cursos como Medicina, Direito, Odontologia, Farmácia e Engenharia, vestir a beca e jogar o capelo para o alto é quase questão de honra. Contudo, programar a formatura o quanto antes traz economia, mensalidades mais baixas e uma festa repleta de boas recordações.
Comente abaixo sobre como economizar na festa de formatura
Checar e somar o valor de todos os serviços que englobam uma formatura pode ser uma experiência assustadora. Mas, diante de tantas cifras, o total é dividido entre todos os formandos e geralmente há um prazo para que a quantia seja reunida. Esse tempo depende da própria turma. Quanto antes começar a arrecadação, melhor, pois o custo per capta ainda pode ser diminuído com a organização de festas, rifas e churrascos.
Gastos
Em Curitiba, o gasto por formando chega a variar de R$ 1 mil a R$ 8 mil, mas a despesa média costuma ser de R$ 3 mil por aluno. A diferença é reflexo dos serviços contratados pelos estudantes e do tamanho da turma. Enquanto a escalação de uma banda de R$ 16 mil por uma turma de 100 alunos fica em R$ 160 por formando, o mesmo grupo musical custa R$ 530 para cada integrante de uma turma de 30 estudantes. Em outro exemplo, o preço unitário de convites personalizados fica entre R$ 20 e R$ 60 (confira outros preços no quadro ao lado).
Além disso, ao colocar as despesas na ponta do lápis, é bom lembrar que os valores costumam ser reajustados todos os anos e também é preciso ter cuidado na hora substituir serviços pensando em economia.
O custo de um DJ, por exemplo, é menor que o de uma banda, mas não adianta trocar um pelo outro em um baile de formatura achando que o efeito será o mesmo, segundo Vanderson Correa, diretor da Millenium Formaturas. O mesmo vale para a infinidade de bandas disponíveis no mercado. "Se uma banda não tem qualidade, ela mata o baile antes das duas da manhã. Assim como um DJ não segura uma festa até as 5 horas com som mecânico. O segredo está na animação, na interação com o público", diz.
Bê a ba
>>> Confira quais são os primeiros passos a serem dados por turmas que querem planejar uma formatura:
Organize-se
Para evitar transtornos no processo de organização, execução e pós-evento, a turma precisa entrar em um acordo sobre qual empresa de formatura fará a assessoria do evento, consultando quem já usou os serviços prestados e analisando o contrato. Também é hora de estabelecer os membros da comissão, lembrando que todo o trabalho de organização e cobrança deve ser dividido e decidido entre toda a turma. O ideal é cumprir essa etapa ainda no segundo ano de graduação. A turma optou por fazer a formatura sem o auxílio de uma empresa? É preciso organização e planejamento dobrado para que nenhum dos vários fornecedores envolvidos com a festa deixe a turma na mão.
Oficializando
O mais indicado pelas empresas especializadas é desenvolver um estatuto social com as regras da comissão de formatura e a abertura de uma associação sem fins lucrativos com CNPJ, o que vai permitir a abertura de uma conta corrente jurídica e emissão de boletos individuais para a arrecadação. "Uma vez que tem sua própria conta, na qual pode administrar suas movimentações, o cliente fica mais seguro e evita possíveis fraudes e golpes", conta Reinaldo Gonçalves Filho, gestor comercial da Polyndia.
Pesquise
Além de conferir se a instituição de ensino tem protocolos a serem seguidos, os formandos precisam avaliar todas as opções desejadas na formatura. O primeiro passo é definir o espaço para o evento e, para isso, não devem ser economizadas visitas e perguntas sobre a estrutura. Atenção também para itens importantes como cenário, foto e vídeo e recepção. O serviço e o preço variam muito e estão diretamente ligados ao custo/benefício do evento.
>>> Que dicas você dá para quem está começando a organizar a formatura agora? Como é possível economizar mais?
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