Reuniões e a administração do tempo

Acredito que todo mundo já tenha participado de uma reunião chata. Pior, longa e chata. Pior ainda, longa, chata e desnecessária. Como sempre pode piorar, pioremos: a equipe toda estava lá, com muito a fazer, ninguém chegava a um consenso e, inexplicavelmente, em determinado momento, as últimas fofocas da novela entraram na pauta.

A situação pode até parecer exagerada, mas o exemplo citado apenas retrata um pouco a dificuldade de muitos líderes em conhecer as premissas de uma reunião. Inicialmente, eu destacaria três funcionalidades elementares: 1) Garantir a uniformidade e integridade de uma informação ao repassá-la a um grupo. Desta maneira, todos recebem a mesma informação, da mesma maneira, pelo mesmo discurso. Exemplo: comunicar que a empresa abrirá uma nova filial, que alguém foi promovido, que a fábrica será desativada ou que haverá cortes na empresa. Note que, sobretudo para estes dois últimos exemplos, uma reunião evitará o famigerado "rádio peão"; 2) Tomar decisões em grupo e; 3) Acompanhamento/planejamento de projetos.

Quando pensamos nessas duas últimas funcionalidades, é possível lembrar que muitos encontros são feitos sem necessidade. Ou seja, quando não há novidades ou o que ser discutido. É feito simplesmente pela rotina de se fazer. "Segunda-feira é dia de reunião". Ora, mas se não há o que discutir, não agende a reunião. Simples assim.

Como não desperdiçar tempo na reunião: faça uma pauta

Procure se lembrar das reuniões mal aproveitadas que você já participou. Seja no tempo, seja na discussão produtiva, seja para levantar ideias. Isso não ocorre necessariamente pela falta de foco do profissional que conduz ou pelos demais envolvidos, mas pela falta de foco do evento em si. Esse problema geralmente ocorre pelo simples fato de não haver uma pauta. Ou seja, falta algo que norteie, direcione, aponte o caminho da discussão. Isso nada mais é que um documento com uma lista de temas e tópicos a seguir. Esse documento pode ser feito para qualquer tipo de discussão, seja ela curta ou longa.

Nos encontros mais longos, especificamente, onde geralmente há mais assuntos pendentes, é importante ter, além de uma pauta bem delineada, horários definidos para discutir cada um dos assuntos estabelecidos. Para esse tipo de reunião, também é bom que haja um condutor.

Geralmente o facilitador é também aquele que elaborou a pauta. Lembremos, entretanto, que essa pessoa pode pular assuntos penosos ou diminuir o tempo de discussão a seu favor. Por isso, experimente nomear alguém da equipe para cronometrar a reunião conduzir os assuntos de acordo com a programação. Dessa maneira, a pessoa, neutra, avisará que faltam dois minutos para finalizar o tópico um, que o assunto deve ser decidido naquele momento ou que a discussão do próximo assunto iniciará em "x" minutos – assim como também pode registrar as decisões em uma ata.

Objetividade e pontualidade

A pauta detalhada (com horários) pode já resolver grande parte dos problemas que uma reunião pode ter, mas ainda há algumas outras situações que podem atrapalhar. Por exemplo: é ruim ir a uma reunião onde tudo é surpresa, ou seja, os envolvidos não sabem o que será debatido e decidido. Em alguns casos, obviamente, o assunto deve ser mantido em sigilo, mas esse tipo de situação não deveria ocorrer. O ideal é que os envolvidos saibam o que será tratado para que, dessa maneira, possam se preparar melhor.

Além disso, vamos deixar claro o seguinte: reuniões precisam ter início (hora para começar), "meio" (pauta e assuntos definidos, preferencialmente com horário) e fim (horário para terminar). Primeiramente, note que a objetividade está diretamente relacionada à definição de pautas, ou seja, sustenta o "meio". Assim como o horário de conclusão sustenta o "fim", pois ele dá a sensação de urgência, conforme o término se aproxima.

Soa até bobo falar que um evento deve ter fim – como todo evento deve ter – mas é muito comum observarmos reuniões terem o horário para começar, mas nada de horário para terminar. O resultado disso, combinado à imprecisão de pautas e assuntos, geralmente culmina em reuniões que se estendem além do expediente, onde acabam sendo discutidos quaisquer assuntos que não aqueles de verdadeira importância.

Pode parecer exagero a ideia de cronometrar assuntos e temas e coordenar discussões, mas quando se trata de garantir ou aumentar a eficiência, a aplicação de certos métodos ou técnicas pode facilitar bastante. Afinal de contas, em encontros assim geralmente um efetivo importante de trabalho está parado para tomar aquelas decisões, ou ouvir aquelas informações. Por isso, a perda de tempo deve ser evitada.

Preparo

Sobre preparar-se para um encontro, a mensagem é óbvia e sucinta: saiba que assuntos serão discorridos, tenha os dados já analisados e em mãos, além de esquemas gráficos prontos. Se necessário, forneça cópias aos que estarão presentes e, se possível, compartilhe o conteúdo produzido para que os demais estejam familiarizados quando o evento ocorrer.

Ter tudo isso em mente é importante para facilitar a transmissão de conteúdo ou de opinião aos demais, assim como em reduzir o tempo útil para passar por determinados assuntos. Isso geralmente também resultará em decisões de melhor qualidade, uma vez que todos estão preparados e com o conteúdo parcialmente "digerido".

Como manter o grupo focado na reunião

Por vezes, o grupo pode ser disperso, grande ou heterogêneo demais. Em situações adversas como essas, há algumas maneiras de minimizar polêmicas e perdas frequentes de concentração.

Uma das estratégias é organizar os assuntos a discutir em ordem crescente de complexidade ou contestação. Portanto, o ideal é que a reunião comece pelos temas mais amenos e simples, para que o apoio do grupo seja conquistado com maior facilidade. Nestes assuntos, onde o consenso é mais fácil, o sentimento de cooperação também "transitará" com mais facilidade, preparando o grupo psicologicamente para ponderar melhor os contrapontos e defesas de opinião quando os assuntos mais complexos e polêmicos vierem à tona – o que possivelmente não aconteceria se a reunião começasse pelos assuntos mais difíceis.

Note que começar com assuntos polêmicos pode dividir o grupo ideologicamente já no início da reunião, assim como pode tomar o tempo da reunião toda sem que os presentes se deem conta disso – arruinando o propósito do encontro.