Não caia nessa
Confira alguns erros comuns que podem ocasionar gastos extras:
>>> Levar tudo para votação da turma. A comissão é criada e eleita justamente para representar os formandos. Se a comissão não tiver autonomia para tomar decisões, a turma toda sai perdendo, pois a burocracia é a principal causadora de atrasos e cancelamentos por falta de prazo.
>>> Falta de controle próprio. Com a grande rotatividade de profissionais no ramo da formatura, é recomendável que os alunos tenham o controle dos pagamentos e dos contratos assinados, mesmo que a empresa contratada já o faça. Isso dá mais segurança aos estudantes, facilita possíveis mudanças no atendimento da empresa e é fundamental caso seja necessário trocar de empresa.
>>> Aceitar orçamentos subfaturados. A necessidade de pagamentos extras com a proximidade da formatura, em geral, é consequência da aceitação de orçamentos distantes da realidade. Seja rigoroso ao exigir explicações sobre o que está ou não incluso no preço.
>>> Parcelas de arrecadação muito baixas. Para não assustar os colegas, muitas comissões estipulam mensalidades baixas demais. Com isso, inevitavelmente, será preciso aumentar a quantia exigida nos meses finais, às vezes, até dobrando-a.
Fonte: Studio AQuatro, Originale e Polyndia.
Antigos membros de comissões de formatura têm muita história para contar. Eles trabalham durante anos com o dinheiro dos colegas, negociam com empresas e passam por discussões intermináveis até chegar a difíceis consensos. Todo esse esforço pode virar uma grata lembrança de que o trabalho valeu a pena ou uma frustração que remete a prejuízos e brigas. Quem já passou pela experiência afirma, que nesta reta final a poucas semanas da formatura , o resultado é fruto da seriedade e da antecedência com que os planos foram executados.
Ter começado a organização da colação e do baile no início do curso foi o que salvou a formatura da dentista Rafaela Stumm, 29 anos. Assim que a turma definiu uma comissão, da qual ela assumiu a presidência, o primeiro passo foi a contratação de uma empresa para gerenciar os preparativos. "Procuramos uma empresa grande porque achamos que isso significaria que não teríamos problemas, mas nos enganamos", conta.
Depois de três anos, muitos impasses e pouco acompanhamento, a turma de Rafaela passou a temer pelo resultado e resolveu mudar de empresa no último ano. Segundo a dentista, a troca deu certo e a formatura correu bem. Os obstáculos serviram como lição a ser passada adiante. "O problema das empresas famosas é que algumas delas acabam pegando mais turmas para assessorar do que a quantidade que dão conta e os alunos acabam tendo de resolver muita coisa sozinhos."
Dinheiro
Já o médico recém-formado Filipe Baracho conta que a maior dificuldade encontrada esteve ligada aos trabalhos da própria comissão, cuja formação mudou três vezes. Como tesoureiro, ele teve de aprender a lidar com situações diversas. "Tive de aprender onde investir o dinheiro, como poupar, como cobrar os inadimplentes sem que as amizades fossem afetadas. Tudo isso exigiu muito tempo e empenho", conta. Mesmo inexperiente, o trabalho dele foi fundamental para que, após a formatura, ainda sobrasse dinheiro. O destino da verba excedente ainda está incerto. "Talvez a gente guarde para futuros eventos, como reuniões anuais da turma", cogita Baracho.
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